Assistant.e Administratif.ve - Suivi des formations
Référence : 2026-2251149
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CREPS de Toulouse
CREPS de Toulouse 1 avenue Marc Pélegrin 31400 Toulouse - Localisation : 1 avenue Marc PELEGRIN _ TOULOUSE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels en fonction de l'expérience € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Salaire de référence : entre 2200€ et 2600€ brut mensuel selon expérience
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L’agent.e aura la charge d'assurer la gestion administrative de formations professionnelles dans les domaines de la jeunesse et des sports.
Activités :
Gestion des inscriptions :
• Suivi des pré-inscriptions via le logiciel YPAREO ;
• Rédaction de devis de formation ;
• Vérification de la complétude des dossiers ;
• Relations avec les candidats ;
• Prise en charge et suivi des dossiers de demandes de financement ;
• Validation et suivi des inscriptions ;
• Rédaction des contrats et des conventions de formation.
Suivi administratif du déroulé des formations :
• Rédaction des documents officiels de démarrage de sessions de formation en lien avec la DRAJES et le CFA ;
• Planification, suivi et contrôle des présences (émargements) via les outils dédiés (YPAREO et SOWESIGN)
• Suivi des dossiers de financement en lien avec les financeurs (déclarations mensuelles, etc.) ;
• Rédaction des avenants aux contrats et aux conventions de formation le cas échéant et des conventions de mise en situation
professionnelle ;
• Vérification de la qualité des pièces nécessaires à la facturation en lien avec le pôle budgétaire de la Maison Transversale ;
• Mise à jour des tableaux de bord interne du service ;
• Rédaction et envoi de convocations, attestations et courriers divers ;
• Rédaction de procédures et participation à la démarche qualité et d’amélioration continue du service.
Information et communication sur les formations :
• Accueil physique et téléphonique des usagers (permanence téléphonique) ;
• Réponse aux mails des usagers ;
• Participation aux salons d’information et d’orientation ;
• Participation aux journées portes ouvertes ;
• Participation à la réflexion d’amélioration continue information/communication.
Suivi des enquêtes de satisfaction et d’insertion professionnelle
L’ensemble de l’équipe administrative s’organise pour assurer la continuité du service lors des périodes de congés.
Profil recherché
Savoirs généraux:
Référentiels professionnels
Connaissance générale des modalités de délivrance de diplômes.
Savoirs sur l'environnement professionnel:
Connaitre les processus de gestion des formations professionnelles
Connaissance des dispositifs de prise en charge des formations
Savoirs faire opérationnels: (Selon le niveau d’expertise requis : N,
A, M et E)
N : notions de base, repères généraux sur l’activité
A : savoir effectuer, de manière régulière et/ou
occasionnelle correctement les activités sous le
contrôle d’un agent M : effectuer une compétence de manière régulière,
corriger et améliorer le processus, conseiller les
autres agents
E : savoir agir dans un contexte complexe, trouver de
nouvelles solutions, former des agents et être
référent dans le domaine.
Informer et communiquer avec différents interlocuteurs (M)
Mettre en œuvre des procédures et des règles (M)
Utiliser des outils bureautiques, des applications numériques métiers et des plateformes
internet (Kairos, DEFI) (M)
Enregistrer et classer des documents (M)
Savoir rendre compte (M)Capacité rédactionnelle (A)
Apporter des réponses à des besoins spécifiques (A)
Elaborer et contrôler les actes administratifs (A)
Savoirs comportementaux:
Avoir le sens de l’organisation
Capacité à faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
Capacité à gérer le stress
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Travailler en équipe
Faire preuve de discrétion professionnelle
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
CREPS de Toulouse
Créé par décret n°2016-152 du 11 février 2016, le centre de ressources, d'expertise et de performance sportive de Toulouse assure, en
liaison avec les fédérations sportives, la formation et la préparation des sportifs figurant sur des listes arrêtées par le ministère chargé des
sports, en veillant à concilier la recherche de la performance sportive et la réussite scolaire, universitaire et professionnelle du sportif. Il met en œuvre des formations initiales et continues dans les domaines des activités physiques ou sportives, conformément aux objectifs
nationaux et en lien avec le schéma régional des formations de la région.
Il exerce des missions complémentaires au nom de la région. Il assure notamment à ce titre l'accueil et l'accompagnement de sportifs
régionaux, la promotion des actions en faveur du sport au service de la santé et du sport pour tous, le développement des activités en
faveur de la jeunesse et de l'éducation populaire et la mise en œuvre des offres de formation aux métiers du sport et de l'animation,
conformément aux besoins identifiés par le schéma régional des formations.
Descriptif du service
Descriptif de la Maison de la Formation des Compétences et des Territoires (MFCT) :
La Maison de la formation des compétences et des territoires (MFCT) est composée de :
• 1 chef de Maison
• 2 adjoints : un responsable du pôle administratif et un responsable du pôle pédagogique
• 21 formateurs et formatrices
• 5 agents administratifs
• 1 conceptrice multimédia
À propos de l'offre
-
Activités soumises à des variations de charge de travail en fonction du calendrier des formations.
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Télétravail possible à partir de 6 mois d’ancienneté sur le poste
Parc arboré sur le lieu de travail
Accessible en transport en commun
Action sociale
Rémunération : selon expérience
Participation mutuelle : 15€ brut mensuel sous conditions
37h15 par semaine / 45 jours de congés (25 CA, 20 RTT, 2 JF)
Restauration collective
Contribution aux frais de transports -
Titulaire de catégorie : C (corps des adjoints techniques de
recherche et de formation, accueil par voie de mutation ou de
détachement d'un an)
Filière : Administrative
Catégorie RIFSEEP : 2
ou
Contractuel de la fonction publique art 332-1 du Code Général de
la Fonction Publique – catégorie C - CDD de 12 mois renouvelable
Quotité de travail attendue sur le poste : 100%
Salaire de référence : entre 2200€ et 2600€ brut mensuel selon
expérience -
Vacant à partir du 14/05/2026
-
Assistante / Assistant de formation
