Assistant(e) Administratif(ve) au service Administration Générale et Affaires juridiques

Au sein du service administration générale et affaires juridiques, vous assurez le suivi administratif des marchés publics et accompagnez les services dans leurs procédures d’achat.

Vous participez également à la gestion des contrats récurrents et des achats transversaux, ainsi qu’au pilotage et au suivi des assurances de la collectivité (hors assurances du personnel) : gestion des sinistres, suivi des expertises et des indemnisations, relations avec les assureurs et actions de prévention.

Vous contribuez à la sécurisation des procédures et à l’optimisation des achats de la collectivité.

MISSIONS PRINCIPALES
1. Assurer la gestion des marchés publics
- Préparer et suivre les procédures de consultation et les marchés publics ;
- Assurer le suivi des procédures sur Mégalis, de la consultation à la notification ;
- Accompagner les services dans leurs démarches d’achat ;
- Participer au suivi des commissions achats et d’appel d’offres,
- Assurer le suivi administratif et financier des marchés.
2. Assurer la gestion des contrats et des achats transversaux
- Assurer le suivi et le renouvellement des contrats récurrents ;
- Organiser et suivre les achats groupés et les marchés transversaux ;
- Accompagner les services dans l’optimisation de leurs achats.
3. Assurer le suivi des assurances et des sinistres
- Assurer le suivi des contrats d’assurance de la collectivité, hors assurances du personnel ;
- Gérer les déclarations et le suivi des sinistres, expertises et indemnisations ;
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers ;
- Participer aux actions de prévention et accompagner les services dans la gestion des risques.
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES
- Gérer le stock de l’office de la mairie et les besoins liés aux assemblées ;
- Assurer le suivi du contrat avec le CDG 22 et être l’interlocuteur du chargé de mission « Archives » ;
- Assurer en binôme l’enregistrement et la ventilation du courrier ainsi que l’envoi des dossiers des commissions et du conseil municipal ;
- Assurer ponctuellement, en binôme avec la responsable du service, le suivi de différents dossiers administratifs : taxis, dérogations au repos dominical, autorisations de baignade, arrêtés municipaux, protocole, etc. ;
- Participer au suivi administratif des grands événements, en appui de la responsable du service.

Conditions d’exercice et sujétions particulières

Travail en transversalité avec les services de la collectivité et les partenaires extérieurs ;
Activités nécessitant rigueur, organisation, réactivité et respect des délais ;
Utilisation régulière des outils bureautiques, logiciels métiers et plateformes de dématérialisation ;
Participation ponctuelle aux réunions, commissions et événements de la collectivité.