Assistante Administrative et comptable (h/f) - QUINCEY
Référence : O070260623000656
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Quincey
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité du supérieur hiérarchique, des élus et de la Secrétaire générale de mairie, assurer les missions suivantes :
* Participer à la gestion des ressources humaines, notamment en l’absence de la Secrétaire générale de mairie ;
* Assurer le suivi de l’exécution budgétaire de la commune, tant en dépenses qu’en recettes ;
* Gérer diverses formalités administratives : état civil, urbanisme, recensement citoyen, organisation des élections, etc. ;
* Assurer l’accueil et l’information du public par téléphone, en présentiel et par voie électronique.
Gestion des ressources humaines:
• Rédiger, gérer et suivre les actes administratifs nécessaires à la gestion des carrières du personnel titulaire
• Rédiger, gérer et suivre les contrats de travail du personnel non titulaire ou de droit privé
• Assurer le suivi administratif lié aux absences du personnel (congé, maladie, accident, etc…)
• Établir les bulletins de paies du personnel et des élus et déclarer les cotisations sociales
• Établir et gérer les données en lien avec les ressources humaines (bilan social, plan de formation…)
Suivi de l’exécution budgétaire :
• Enregistrement des titres de recettes / P503
• Suivi de la gestion des régies municipales
• Facturation de l’affouage
• Mandatement des dépenses de fonctionnement et investissement
• Mandatement des échéances d’emprunts
Gestion de formalités diverses : état-civil, urbanisme, recensement militaire, élections …
• Enregistrer et rédiger les actes d’état-civil (reconnaissance/mariage/décès/pacs/parrainage civil)
• Délivrer les extraits ou copies intégrales d’actes d’état-civil
• Enregistrement et suivi des dossiers d’urbanisme
• Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations
• Gérer les demandes d’inscription et de radiation des listes électorales
• Élaboration des divers arrêtés municipaux
• Suivi des ventes de Cartes Jeunes
Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique du public:
• Représenter et valoriser l’image et les missions de la collectivité
• Adapter sa communication à des publics différents
• Enregistrement et traitement du courrier
• Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses
• Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tout type de messages au bon interlocuteur en interne
• Conseiller les agents /les collectivités sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
• Informer le public sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
• Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition
Profil recherché
Titulaire d'un diplôme niveau 4
Expérience confirmée de 4 ans dans le secteur administratif, complétée par une expérience de 9 mois en secrétariat de mairie
Connaissance des domaines de compétences des communes et leur organisation
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale exigée
Maîtrise du logiciel Magnus
Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique (M57)
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative.
Accueillir, renseigner et orienter le public.
Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
Assurer le suivi et le classement des dossiers.
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels métiers).
Appliquer les procédures administratives et la réglementation en vigueur.
Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les demandes des usagers.
Participer au suivi budgétaire et à la gestion comptable courante.
Organiser et planifier les activités administratives.
Travailler en collaboration avec les différents services et partenaires.
SAVOIR-ÊTRE
Sens du service public et de l'accueil.
Rigueur et sens de l'organisation.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Qualités relationnelles et esprit d'équipe.
Autonomie et sens des responsabilités.
Polyvalence et capacité d'adaptation.
Réactivité et gestion des priorités.
Ponctualité et assiduité.
Capacité d'écoute et diplomatie.
Respect de la hiérarchie et des procédures.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Adresser un CV et une lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire:
-par mail: quincey@vesoul.fr
-ou par courrier à l'adresse suivante:
Mairie de Quincey
Place de la Fontaine
70000 QUINCEY
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
