ASSISTANTE DE DIRECTION ET D'UN ELU (h/f) - COMMUNE DE LA CIOTAT
Référence : O013260729000829
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : La Ciotat
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assistant(e) de la Directrice Générale Adjointe, l’agent réalise différentes tâches (administratives, techniques…)
Participation à l’organisation du secrétariat de la DGA, de l’Unité des Risques/PCS/OLD et BIR, des techniciens Voirie et Mobilités et de l’élu-e déléguée au tourisme, à la propreté et au nettoiement.
Activités du poste :
- Accueil téléphonique : recevoir et orienter les demandes
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Contribuer à la complétude des dossiers pour les conseils municipaux via K Delib -rédaction des rapports et questions-réponses-
- Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda et des mails de la Directrice et de Madame BONAN
- Contrôler les échéances institutionnelles
- Etablir et transmettre le calendrier mensuel des astreintes
- Gestion des fournitures de bureau et des périphériques informatiques.
- Demandes des accès et matériels pour les nouveaux agents
Rédaction des documents, courriers de la Direction et du Maire
- Rédaction de rapports et courriers divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
- Solliciter des Services et entreprises extérieurs (Département, Métropole, PNC et sous-traitants)
- Effectuer des demandes d’interventions dans les logiciels dédiés (MAARCH, ASTECH) et sur sites dédiés Xpfibre, Orange, Portail Collectivités ENEDIS
- Tenir des tableaux de suivi des demandes
- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papier et numériques
- Constitution d’un plan de classement
Tâches RH
- Faire signer différents documents RH aux agents et assurer leur transmission au Service RH
- Contrôler et transmettre les déclarations de paiement des astreintes
- Assister la direction dans la gestion du planning des agents et de leurs congés
- Planifier et suivre les entretiens et notations annuels des agents
- Contribuer à la mise à jour des fiches de poste des agents de la Direction
Profil recherché
Connaissances / savoir-faire
- Savoir hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques (MAARCH, GTT, ASTECH, SIG, Kdelib)
- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Connaissance de l’environnement territorial
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Rigueur et capacité d’organisation
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
- Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Bac + 2 orienté secrétariat ou autre formation équivalente
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
Travail sur écran
Poste à temps complet – horaires fixes avec amplitude variable
Déplacement sur le terrain pour raison de service
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS.
Prise en charge sur mutuelle labellisée dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Dans le cadre du dépôt de votre candidature, nous vous rappelons que l’indication d’une adresse postale complète et précise sur votre CV ou lettre de motivation est essentielle.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 27/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
