Assistant.e de direction F/H

Activités principales
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, et gérez les boîtes mails génériques et le courrier.
Vous planifiez les rendez-vous et gérez l'agenda des deux DGSA.
Vous organisez les réunions : réservation des salles, envoi des invitations et préparation des dossiers.
Vous rédigez et mettez en page les documents, courriers et notes de service, et mettez à jour la gestion électronique des documents partagés.
Vous gérez les ordres de mission ainsi que les réservations de transport et d'hébergement pour les deux DGSA, en suppléance pour le reste de la DGS.
Vous assurez le suivi budgétaire, réalisez les bons de commande et préparez les dossiers financiers.

Activités secondaires
Vous assurez la gestion administrative de certaines procédures sensibles gérées par la Direction générale des Services.
Vous prenez des notes lors des réunions et rédigez les comptes rendus.
Vous assurez la continuité du service en cas d'absence et participez à l'organisation logistique du secrétariat.

Ce poste est fait pour vous si :
Vous aimez jongler entre plusieurs missions administratives sans perdre en rigueur.
Vous êtes à l'aise avec la gestion d'agendas partagés et les outils bureautiques.
Vous avez envie d'évoluer au cœur de la direction générale d'un établissement dynamique.

Faites demi-tour si :
Vous préférez un poste avec une seule mission fixe plutôt que des priorités multiples.
La confidentialité des dossiers vous semble contraignante au quotidien.
Vous cherchez un poste sans contact avec de nombreux interlocutrices et interlocuteurs.