Assistant(e) de direction, gestion des instances - suivi administratif & juridique des marchés publics

Mairie de Mondonville + 58 agents de la commune et 18 agents du CCAS.
Commune d'un peu plus de 6 500 habitants aux portes de Toulouse (18 km) et bénéficiant d'un environnement remarquable (près de 400 hectares de zone naturelle boisée).
Commune dynamique connaissant une forte attraction démographique, elle porte des projets ambitieux en matière de développement des politiques éducatives et d'amélioration du cadre de vie et ce tout en préservant l'équilibre et l'environnement territorial.
Commune membre de Toulouse Métropole recherche :

Un(e) assistant(e) de direction, gestion des instances / suivi administratif et juridique des marchés publics.

Sous l'autorité du directeur général des services et de Madame Le Maire, vous leur apporterez une véritable assistance. Vous participerez également activement à la vie locale dans la préparation des instances, la coordination des événements locaux ou encore dans la rédaction des marchés publics.

Relations fonctionnelles :
- En interne : élus, responsables de pôles, agents
- En externe : partenaires institutionnels, administrés et entreprises

1. Apporter une assistance à Madame Le Maire et le Dicteur Général des services :
• Gestion des agendas de Mme le Maire et du DGS (organisation et planification des réunions)
• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet,
• Enregistrement et suivi du courrier entrants et sortants,
• Relais des demandes des administrés/associations et rédaction des réponses aux questions des administrés, sollicitant directement Mme le Maire
• Rédaction de notes d’information,
• Gestion du tri des dossiers et de l’archivage


2. Préparation et suivi des instances municipales, dont les réunions de conseils municipaux, les bureaux et les commissions :
• Rédaction des ordres du jour, des convocations, constitution des dossiers de séances et envoi aux élus,
• Participer à l’organisation, la préparation logistique et au suivi des instances,
• Assurer la rédaction des délibérations et le suivi administratif des actes,
• Gestion et suivi des relations avec les élus municipaux,
• Gestion et suivi des relations avec Toulouse métropole


3. Coordination des évènements locaux (exemple : marché de Noël, fête local, marché de plein vent…) :
• Gestion des formalités administratives/juridiques avec les prestataires et suivi logistique (lien avec les services techniques, le service communication).
• Suivi et relation avec le comité d’organisation des évènements constitués d’élus


4. Rédaction des documents de marchés publics :
• Rédaction des dossiers de consultation des entreprises (DCE) et de tous les documents en lien avec les marchés publics (restauration, accueil/loisirs, espaces verts…)
• Gestion de la procédure de passation (publication des offres, réponses aux questions, participer à l’analyse des offres, préparer les notifications du marchés)