Assistant(e) de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation

o    Assurer le classement et l’archivage

o    Traiter le courrier et les mails

o    Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de frais

o    Assurer le suivi administratif des dossiers confiés

o    Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelles

o    Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi

Gestion administrative des conventions de mécénat et des partenariats

• • Assurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariat

• • Veiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internes

• • Assurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances …)

• • Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenants

• • Garantir la traçabilité documentaire des conventions

Organisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey …)

• • Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales…)

• • Élaborer des rétroplannings

• • Coordonner les intervenants, les partenaires et les prestataires

• • Gérer les invitations, les inscriptions et les confirmations

• • Réserver les espaces, les équipements et les prestations

• • Préparer les supports de présentation

• • Organiser l'accueil des intervenants et des participants

• • Assurer la coordination opérationnelle le jour des événements

• • Assurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernées

Missions communes au secrétariat de direction :

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