ASSISTANTE DE DIRECTION POLYVALENTE - Référent administratif - Référent Marchés Publics -[...]
Référence : O062260811000156
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Hénin-Beaumont
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Travail en binôme
Gestion des astreintes : établissement du planning annuel, suivi des stocks et du matériel nécessaires à l'astreinte, établissement d'un tableau de bord d'interventions réalisées avec les chefs d'astreinte, réalisation du bilan annuel, envoi des éléments paye en RH, gestion des cahiers des charges et planification des interventions éventuelles à réaliser par l'astreinte (plots béton, rochers à déplacer, barrières à ouvrir, point d'eau...) suivi du budget astreinte, gestion des clés, mise à jour régulière de la valise d'astreinte, réalisation de mail et demande d'interventions suite à intervention d'astreinte
Suivi des marchés publics des Services Techniques (notification, avenant, reconductions, ordres de services DC4, DC5, DC6...), mise en page des pièces de marchés, rédaction de rapport d'analyses, rédaction de marchés publics, relance des services pour les marchés arrivant à échéance, enregistrement des OS et EXE dans la base commune du service Marchés Publics et dans la base interne des Services Techniques
Remplacement de la secrétaire voirie : gestion des DODP, des DT-DICT, des ATU, des demandes d'interventions CAHC, les emplacements PMR, les courriers aux riverains/commerçants pour travaux, des arrêtés municipaux pour manifestations ou travaux...
Remplacement des secrétariats des services
Polyvalence secrétariat pour les Services Techniques
Référent des dossiers TIG : affectation des personnes dans les services, suivi des dossiers, gestion d'un tableau de bord
Administrateur suppléante sur le logiciel MAINTI 4
Référent des dossiers contentieux : chiffrage réalisé avec intervention astreinte et/ou réparation en journée par les services suite à des accidents...
Gestion de la comptabilité des Services Techniques : investissement, fonctionnement, suivi des pré-bons et bons (via FAST), envoi aux sociétés ou agents référents, suivi des commandes et livraison, facturation, suivi budget, points réguliers, tableaux de bord
Gestion et centralisation des documents RH des Services Techniques
Suivi et tableau de bord des dossiers FTU
Suivi et aide dans les marchés publics et du budget des Services Techniques
Gestion des astreintes, gestion du personnel d'accueil, polyvalence en secrétariat, gestion des TIG, gestion des chiffrages de dossiers contentieux et FTU
Profil recherché
Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques
Accueillir des usages
Identifier une demande, l'analyser et la formaliser
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Maîtriser Internet, Outlook, les logiciels WORD, EXCEL, SOGELINK DT-DICT (logiciel voirie), MAINTI 4
Connaissance en marchés publics et finances publiques
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions internes
Réaliser et utiliser des documents de type tableau de bord
Rendre compte de son activité
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Dématérialisation et classement de divers documents administratifs et financiers
Classer et archiver des documents de manière simple et accessible
Respecter les délais de transmission de documents
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Lettre de motivation + CV
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/11/2026
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Assistante / Assistant de direction
