Assistante de gestion administrative - LORRAIN

Référence : O972260804001587

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Le Lorrain
Domaine : Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 03/10/2026

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

L'assistant de gestion administrative assure l’organisation et le suivi des activités du cabinet du Maire, notamment à travers la préparation des supports nécessaires aux réunions et la gestion de son agenda.

Il participe à l’organisation quotidienne du cabinet et assure la coordination des échanges entre le Maire et la Direction générale des services. Il organise et assure le suivi des rendez-vous, événements et déplacements du Maire, ainsi que l’accueil et l’orientation des administrés sollicitant un rendez-vous.

Il assure également la préparation logistique des cérémonies et manifestations officielles, contribue à la rédaction des discours et des courriers du Maire et participe à la préparation des dossiers nécessaires aux séances du Conseil municipal.

Enfin, il assure l’interface et facilite la circulation de l’information entre le cabinet du Maire, les services de la collectivité, les autres collectivités territoriales et les partenaires institutionnels.

• Gère l’agenda et prend les rendez-vous en fonctions des priorités définies par le Maire, rappelle les informations importantes
• Effectue l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire
• Renseigne les interlocuteurs (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relaye si nécessaire vers l’interlocuteur compétent)
• Prend des notes, rédige et met en forme tous types de courriers
• Assure l’enregistrement et le suivi des divers courriers
• Participe aux revues de projets internes et en assure le suivi détaillé
• Réceptionne et transmet au Maire
• S’assure de la bonne mise à jour du tableau de bord de suivi, en lien avec le Maire
• Rédige les réponses.
• Elabore et fait le suivi du planning des manifestations évènements, en lien avec le service communication et le chargé des évènementiels
• Assure le suivi des remises de récompenses, signature de conventions, réception officiel (Entreprise, partenaires, Etat)

• Elabore et assure le suivi de l’exécution du budget « fêtes et cérémonies »
• Supervise le personnel affecté aux réceptions et cérémonies, et met en place un tableau prévisionnel pour le service des ressources humaines
• Assure le lien avec le service communication (supervision de toutes les participations du maire et des représentants de l’équipe municipale, tableau des évènements et participants)
• Met en forme les documents
• Réalise des travaux de bureautique
• Assure les relations téléphoniques, l’accueil et le standard téléphonique
• Réalise la saisie de documents
• Gère le traitement des courriers départ et arrivés
• Organise le classement et l'archivage des dossiers

Profil recherché

Connaissances requises :

• Les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
• Les notions d'organisation et de gestion du temps
• Les règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Le vocabulaire professionnel du service, fonctionnement, procédures du service
• Les techniques et outils de communication
• Les logiciels de bureautique (à préciser)
• Le fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
• Les notions de comptabilité analytique
• Les tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Les comptes rendus et les notes de synthèse
• L’organisation, le fonctionnement des services de la collectivité
• Le contexte et les enjeux de la collectivité ou structure

Compétences requises :

• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
• Suivre les activités du Maire
• Accueillir le public par téléphone et physiquement

Aptitudes requises :

• Capacité d’adaptation et de jugement
• Discrétion, rigueur
• Capacité d’écoute et qualités relationnelles
• Capacité à communiquer et à innover
• Souci des résultats et de l’amélioration permanente
• Confiance en soi
• Souci de la qualité, de l’efficience et de la précision

Qui sommes-nous ?

La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.

La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

En savoir plus sur l'employeur

À propos de l'offre

  • Veuillez adresser votre candidature complète, comprenant les documents suivants :
    Une lettre de motivation précisant votre intérêt pour le poste et votre adéquation avec les qualifications recherchées.
    Un curriculum vitae à jour.
    Toute autre pièce justificative que vous jugeriez utile pour étayer votre candidature.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur

  • Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

  • Vacant à partir du 03/10/2026

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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