Coordinateur de manifestations Protocole H/F - Mairie de Chartres
Référence : O028260703000924
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Chartres
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Direction du Rayonnement et du Dynamisme du Territoire – service Évènementiel – pilote et coordonne les manifestations protocolaires de la collectivité. Pour renforcer l’équipe, le service recrute par voie statutaire ou contractuelle un :
COORDINATEUR DE MANIFESTATIONS – PROTOCOLE (H/F)
(CATEGORIE C- B – REDACTEUR ou ADJOINT ADMINISTRATIF OU CONTRACTUEL)
Au cœur de l’action protocolaire, il prépare, coordonne et suit les cérémonies et évènements officiels de la collectivité, accompagne les projets portés par la Ville et Chartres Métropole en lien avec le cabinet du Maire, et gère les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert.
Vos missions principales :
- Participer à l’élaboration et à l’organisation des évènements protocolaires (cérémonies officielles et commémoratives, défilé républicain, inaugurations).
- Piloter, organiser et coordonner ces évènements avec les services supports et prestataires; monter et suivre les dossiers.
- Rédiger les déroulés et prompteurs en lien avec la préfecture et les acteurs concernés.
- Rédiger et suivre les actes et documents (décisions, conventions, autorisations, courriers, notes organisationnelles, comptes rendus).
- Assurer le suivi budgétaire: demandes de devis, bons de commande, traitement des factures; gérer la commande de gerbes.
- Animer et participer aux réunions interservices; assurer une diffusion claire des informations.
- Être présent sur le terrain lors des manifestations (accueil, coordination, manutention, déplacements) dans le respect des procédures et délais réglementaires.
- Enregistrer et instruire les demandes évènementielles liées au protocole; étudier la faisabilité avec les services supports; présenter à l’arbitrage (comité évènementiel) et en assurer le suivi.
- Être l’interlocuteur unique des organisateurs et des services supports; accompagner les porteurs de projets (Ville/Chartres Métropole) et autres directions.
- Prévoir, rédiger et diffuser l’ensemble des documents nécessaires à la coordination; transmettre la réglementation en vigueur et alerter sur les procédures.
- Coordonner les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert: réception, instruction, coordination et suivi; lien avec le Responsable Unique de Sécurité et le secrétariat des élus pour les réservations.
- Contribuer à la vie du service: réunions hebdomadaires (hôtellerie, moyens généraux), permanence sur l’adresse générique, accueil et renseignement des administrés; relais des dossiers en cas d’absence; appui ponctuel en période de forte activité.
Profil recherché
Vous connaissez le fonctionnement des services d’une collectivité et la réglementation applicable aux manifestations sur domaine public et privé. Vous maîtrisez la gestion administrative et financière d’un évènement (devis, commandes, factures) ainsi que les procédures de marchés publics. À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels métiers internes (ex. ATAL, Civil Net Finances, Doxis, AirsDélib, Outlook), vous produisez des écrits fiables et structurés.
Organisé, rigoureux et polyvalent, vous anticipez, priorisez et tenez les délais. Doté d’un excellent sens du service et des relations humaines, vous savez travailler en équipe et en transversalité, faire preuve de diplomatie et de discrétion, et exercer votre devoir de réserve. Disponible pour des interventions en soirée et le week-end selon le calendrier des manifestations, vous êtes à l’aise sur le terrain pour coordonner services et prestataires. Permis B requis.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Rejoignez-nous et donnez du sens à votre carrière !
En intégrant nos équipes, vous bénéficiez :
D’une rémunération attractive : rémunération statutaire + régime indemnitaire
Pour les contractuels : un CDD de 1 à 3 ans, renouvelable.
Un cadre de travail agréable en cœur de ville, facilement accessible en transports.
Du télétravail possible pour un meilleur équilibre vie pro/vie perso.
Des perspectives d’évolution avec un large accès à la formation pour enrichir vos compétences.
Une couverture santé et prévoyance avantageuse, avec une participation de l’employeur.
Des avantages sociaux grâce au Comité des œuvres sociales : billetterie à tarifs préférentiels, activités sportives, etc.
Un restaurant collectif pour vos pauses déjeuner.
Des RTT pour profiter de votre temps libre.
Ensemble, construisons le futur !
Prêt à relever le défi ? Rejoignez-nous !
Dans le respect du principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires définies par le code général de la fonction publique.
À compétences égales, toutes les candidatures seront examinées avec attention.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 15/08/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
