DEPSA - Assistante / Assistant de direction confirmé

Groupe RIFSEEP 1
Sous l’autorité du chef de cabinet, en charge du pilotage et de la transformation, au quotidien, vous :
- gérez l’agenda du directeur et de son adjoint, ainsi que la planification des activités de ses collaborateurs immédiats. A ce titre, vous participez à la réunion de direction hebdomadaire ;
- vous gérez le courrier (enregistrement des entrées et sorties, mise en forme conformément à la charte graphique du ministère et à leur bonne transmission par les circuits dédiés avec une parfaite maîtrise de nouveaux outils comme MAARCH et Resana, traçabilité des réponses, suivi des indicateurs, en particulier de délai de réponses), les processus d’enregistrement et de suivi des notes et fiches produites par la direction,
- compilez les dossiers préparatoires aux réunions et vous assurez de leur complétude en lien avec les différentes entités de la direction ;
- assurez l’accueil physique et téléphonique de la direction, le filtrage téléphonique de la directrice, la gestion de la messagerie fonctionnelle « secrétariat DEPSA » (information de premier niveau des interlocuteurs et orientation des sollicitations vers les collaborateurs idoines), ainsi que l’arrivée des nouveaux arrivants ;
- veillez à la bonne organisation des réunions, déplacements et interventions extérieures du directeur et de son adjoint (réservations, convocations, ordres de mission, centralisation des fonds de dossiers en lien avec les chargés de mission, préparation des chevalets, installation des matériels informatiques et préparation des salles de réunion, etc.) ;
- assurez le soutien des réunions portées par la direction (commission consultative et comité de pilotage des polices municipales, comité de pilotage de l’expérimentation IA dans la vidéo-protection, commission ministérielle de normalisation, etc.) ;
- organisez les déplacements du directeur et son adjoint en lien avec la personne en charge des déplacements,
- assurez la gestion des documents classifiés reçus par écrit ou messagerie dédiée (une habilitation sera sollicitée au profit de la personne recrutée) ;
- assurez le tableau de suivi des demandes de congés et des indicateurs du tableau de bord de la direction ;
- procédez aux commandes de fournitures de bureau en lien avec la personne en charge du pôle « affaires générales » ;
- assurez le secrétariat du comité d'évaluation de l'expérimentation IA relative aux JOP