Gestionnaire administrative et pédagogique

Missions
Formations en initiale et alternance
- Licence économie gestion parcours gestion des organisations
Formations en cours du soir (formations continues)
- Master 1 Management et Administration des Entreprises (MAE)
- Master 2 Management et Administration des Entreprises parcours Création et Développement d’Entreprises Innovantes (MAE CDEI)
- Master 2 Management et Administration des Entreprises parcours Cadre Double Compétence (MAE CDC)
- DU Création et Développement d’Entreprises Innovantes
Activités essentielles :
Gestion administrative et pédagogique de filières :
En collaboration avec les responsables pédagogiques de chaque niveau de formation :
- Procéder aux Inscriptions administrative et pédagogique des étudiants.
- Gestion des trombinoscopes en lien avec le Responsable pédagogique et les délégués de promotion
- Mettre en place et saisir les emplois du temps de chaque filière ; réserver les salles de cours en conséquence.
- Respect du calendrier de l’alternance (formation-entreprise) : traitement des annulations de cours en priorité
- Pointage régulier des heures de cours réalisées
- Rappel hebdomadaire du planning aux intervenants.
- Suivre et contôler l’assiduité des étudiants et des stagiaires de la formation continue sur l’application JESUISENCOURS ; éditer les attestations d’assiduité notamment dans le cas d’une demande ponctuelle des entreprises pour les alternants.
- Pointer mensuellement l’assiduité des stagiaires demandeurs d’emploi sur l’application KAIROS
- Organiser les examens (envoi des convocations aux étudiants, tirage des sujets de session 2, préparation copies d’examens).
- Saisir les notes, lancer le calcul des résultats, verifier et éditer les procès-verbaux, afficher les résultats.
- Editer et diffuser les relevés de notes et les attestations de réussite ; délivrer les diplômes.
- Organiser les délibérations (envoi convocation aux membres des jurys, participation à la délibération)
- Gérer les réclamations des étudiants.
- Organiser les réunions des conseils de perfectionnement (envoi convocations), récupération des PV
- Veiller au respect des maquettes pédagogiques
Applications informatiques utilisées : APOGEE/ PEGASE ; Plateforme de gestion IAE ; SOWESIGN
- Réceptionner, vérifier et mettre à la signature les conventions de stage des étudiants. Actualiser la base de données stages si modifications manuelles de la convention.Recevoir, faire émarger et enregistrer les rapports de stage pour les licences et les mémoires de master.
- Mettre à jour la base de données des étudiants de Licence et Master
Autres Activités
- Rédiger des courriers simples (lettre de recommandation, attestations diverses, courriers de relance,…)
- Entretenir et veiller au respect du référentiel QUALICERT ; Archiver les documents de l’année écoulée
- Participer aux différentes manifestations de l’Institut (SPO, séminaires professionnels, galas, journée d’intégration…)