Gestionnaire hébergement
Référence : 2026-2369187
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse
Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse Service hébergement - Localisation : Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels grille ADT P2C € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions et activités du poste
Rattaché·e à l’adjointe du directeur du service hôtellerie, vous participerez et contribuerez activement à la gestion administrative des hébergements à destination des étudiants et des non-étudiants.
Par ailleurs, vous prendrez en charge des actions de communication et vous participerez à la rédaction des procédures du service.
Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :
Assurer l’accueil des usagers du service
- Renseigner et orienter les usagers (accueil physique et/ou téléphonique)
- Consulter les e-mails reçus sur l’adresse hebergement.insa@insa-toulouse.fr si absence du référent·e
- Supprimer les mails inutiles (spams, publicité...)
- Répondre et traiter les demandes d’informations, devis et réservations
Assurer la gestion de l’hébergement étudiant·e
- Saisir les réservations et planifier les arrivées
- Contrôler et valider les dossiers administratifs
- Suivi des dates de validité (assurance, visa…)
- Facturer et encaisser les loyers et prestations
- Planifier les états des lieux entrants et sortant et transmettre l’information à l’agent·e d’entretien de la résidence R1
- Gérer la liste d’attente
- Relancer les usagers (paiement loyers, dossier administratif)
Assurer la gestion de l’hébergement non-étudiant·e
- Saisir les réservations et planifier les arrivées
- Informer l’agent d’entretien des départs et arrivées
- Facturer les séjours
- Encaisser les règlements
- Relancer les usagers
Activités complémentaires
- Contribuer aux actions de communication du service
- Renforcer l’équipe administrative et technique en cas de besoin
- Participer à l’écriture des procédures du service
Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’organisation du service.
Contrat
- CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.
- Date de début du contrat : 01/09/2026
- En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoints techniques de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
- Horaire hebdomadaire 37h30
- Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.
Profil recherché
Profil recherché
De formation initiale de niveau Bac à Bac+2 minimum dans le domaine administratif, de la gestion ou de l’assistanat, vous justifiez d’une expérience dans des fonctions d’accueil, de gestion administrative et de suivi de dossiers.
Reconnu·e pour votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité d’organisation, vous appréciez le contact avec des publics variés et savez gérer plusieurs activités simultanément.
Votre rigueur, votre réactivité ainsi que votre capacité à travailler en équipe seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions. Vous savez faire preuve de discrétion, d’autonomie et de discernement dans le traitement des situations rencontrées.
Compétences et connaissances attendues
Connaissances
- Techniques d’accueil et de relation usagers.
- Principes de gestion administrative et de suivi de dossiers.
- Règles de facturation et d’encaissement.
- Environnement bureautique et outils numériques courants.
- Connaissance des procédures administratives liées à l’hébergement et à la gestion locative appréciée.
Compétences opérationnelles
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers en présentiel, par téléphone ou par courriel.
- Gérer les réservations, les arrivées et les départs des résidents.
- Contrôler et suivre des dossiers administratifs.
- Réaliser la facturation, l’encaissement et le suivi des paiements.
- Assurer le suivi des échéances administratives et effectuer les relances nécessaires.
- Rédiger des courriers, notes et documents administratifs.
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
- Organiser son activité et gérer les priorités dans un contexte d’activité soutenue.
- Rendre compte de son activité et transmettre les informations nécessaires aux différents interlocuteurs.
Compétences comportementales
- Sens de l’accueil et de la qualité de service.
- Excellentes qualités relationnelles et de communication.
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
- Réactivité et capacité à gérer les urgences.
- Esprit d’équipe et sens de la coopération.
- Autonomie et prise d’initiative.
- Sens des responsabilités et fiabilité.
- Capacité d’adaptation et polyvalence.
- Gestion du stress et maîtrise de soi dans les périodes de forte activité.
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse (INSA Toulouse) est une grande école publique d’ingénieurs, pluridisciplinaire et à vocation internationale, reconnue pour l’excellence de ses formations et la qualité de sa recherche. Placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, l’INSA Toulouse est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) accrédité par la Commission des titres d’ingénieur.
Depuis l’accueil de ses premiers étudiants en 1963, l’INSA Toulouse a connu un développement continu et accueille aujourd’hui plus de 3 300 étudiants. L’établissement diplôme chaque année environ 540 ingénieurs et ingénieures, formés dans le respect de valeurs humanistes constitutives de son modèle.
L’INSA Toulouse met en œuvre un modèle de formation innovant, dans tous les domaines de l'ingénierie, étroitement adossé à une recherche à fort impact, structuré autour de cinq enjeux sociétaux majeurs qui orientent sa stratégie scientifique.
Afin de renforcer son positionnement et son rayonnement, l’INSA Toulouse s’inscrit au cœur d’un écosystème structurant articulé autour de trois piliers complémentaires : le Groupe INSA, l’Université de Toulouse en tant qu’établissement public expérimental (EPE) et l’alliance européenne ECIU University.
Descriptif du service
L’activité de formation et de recherche de l’établissement est organisée autour de huit départements de spécialité, de centres dédiés, de huit laboratoires de recherche, de trois unités mixtes de services / unités d’appui à la recherche, ainsi que de services supports et soutien concourant à la mise en œuvre de ses missions.
La réalisation de l’ensemble des missions de l’INSA Toulouse repose sur un effectif de 764 personnels, comprenant 317 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 447 personnels BIATSS, auxquels s’ajoutent environ 850 vacataires.
La personne recrutée sera affectée au Service Hôtellerie.
À propos de l'offre
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Informations complémentaires
- Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
- Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
- Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
- Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration
- Protection Sociale Complémentaire obligatoire avec prise en charge à 50% du régime socle.
- Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
- Parking réservé INSA
- Accès aux services de restauration de l’INSA
- Accès au Service Commun d’action sociale (activités culturelles et sportives.)
- L’INSA Toulouse est engagé en faveur de l’égalité, la diversité et l’inclusion
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Contraintes et Intérêts du poste :
Contraintes :
- Activité soutenue ponctuellement (Période de juin à septembre)
- Gestion du stress et de l’urgence des étudiants sans logement
Intérêts :
- Polyvalence du poste
- Richesse des contacts et des échanges
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Secrétaire
