RESPONSABLE DU SECRETARIAT DU MAIRE ET DE LA RELATION USAGERS (H/F) - COMMUNE DE MONTMELIAN
Référence : O073260817000929
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Montmélian
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le responsable du secrétariat du Maire et de la relation usagers garantit le bon fonctionnement du secrétariat du Maire et apporte un appui administratif à la Direction générale des services.
Il coordonne le traitement des demandes des administrés et veille à la qualité de la relation usagers, en assurant le suivi des sollicitations jusqu'à leur traitement complet. Il contribue ainsi à l'amélioration continue de la qualité du service public.
Activités principales
1. Organisation et pilotage du secrétariat du Maire
Organiser et gérer l'agenda du Maire.
Planifier les rendez-vous, réunions et déplacements.
Préparer les dossiers, notes et documents nécessaires aux rendez-vous.
Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat.
Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par le Maire.
Participer au secrétariat de la Direction générale.
Assurer le classement et l'archivage des documents.
2. Coordination de la relation usagers
Organiser le circuit de traitement des courriers et courriels.
Réceptionner, enregistrer et répartir les demandes.
Suivre les réponses apportées par les services et veiller au respect des délais de réponse.
Garantir la qualité des réponses apportées aux administrés.
Élaborer des outils de suivi et des tableaux de bord.
Identifier des pistes d'amélioration de l'accueil et de la relation usagers.
3. Gestion administrative
Gérer les demandes administratives relevant du secrétariat du Maire.
Assurer le suivi des autorisations de stationnement (taxis).
Instruire les demandes de buvettes.
Assurer le suivi des demandes diverses adressées au Maire.
Veiller à la bonne circulation des informations entre les services.
4. Gestion des planning
Assurer la gestion et la mise à jour des plannings du gymnase Le Kotinos, du dojo et de la salle de danse du centre nautique.
Être l'interlocuteur des associations utilisatrices.
5. Participation aux projets transversaux
Participer à l'organisation administrative de la Foire annuelle de Quara Bara.
Contribuer à la préparation des manifestations municipales.
Profil recherché
Compétences requises
Fonctionnement des collectivités territoriales.
Organisation des assemblées et des exécutifs.
Techniques administratives.
Règles de rédaction administrative.
Maîtrise des outils bureautiques.
Savoir-faire
Organiser et prioriser son activité.
Gérer des situations complexes ou urgentes.
Rédiger avec rigueur.
Concevoir des outils de suivi.
Respecter les délais.
Savoir-être
Très grande discrétion professionnelle.
Sens du service public.
Qualités relationnelles.
Diplomatie.
Rigueur et organisation.
Réactivité.
Autonomie.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
-
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae à Madame le Maire de Montmélian
rh@montmelian.com
Recrutement statutaire ou à défaut contractuel
Régime indemnitaire
Participation employeur mutuelle et prévoyance
Prestations d'action sociale -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur principal de 1ère classe
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
-
Vacant à partir du 01/11/2026
-
Secrétaire de mairie
