secrétaire auprès de l'UDAP du Puy-de-Dôme

Placé sous l’autorité directe du chef de service, l'agent assurera les missions suivantes :

1- L’accueil des usagers et le secrétariat :
Fonctions mutualisées et réparties entre les 2 secrétaires. Un découpage territorial est envisagé et à formaliser suite à la prise de poste :
- assurer l’accueil téléphonique ;
- traiter le courrier : tri, départ, arrivée, expédition ;
- assure l’accueil des stagiaires ;
- assurer l’accueil du public, prendre les rendez-vous et accompagner les demandeurs sur des solutions dans les domaines traités par le service, réponses de niveau 1 ;
- interface avec services de l’État (DDT, DREAL, préfecture) et collectivités territoriales ;
- assurer la gestion des agendas et la préparation des rendez-vous ;
- assurer le suivi du planning hebdomadaire des agents du service (congés, absences, formations).
- fournitures et fonctionnement : référent du service.

2- La participation à l’instruction des dossiers d’urbanisme :
Fonctions mutualisées et réparties entre les 2 secrétaires. Un découpage territorial est envisagé et à formaliser suite à la prise de poste :
- assure l’enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs aux différents agents ;
- enregistrer et localiser les dossiers d’autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l’interface avec les services instructeurs ;
- assure les envoyer aux demandeurs et les courriers recommandés ;
- assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses ;
- assurer le suivi des dossiers d’urbanisme (téléchargement, impression, classement, veille des délais etc.) notamment les projets de territoires : petite ville de demain, action cœur de ville, projet éolien et avis pour les Commissions Départementales de la Nature des Paysages et des Sites (CDNPS) ;
- assurer en lien avec l’agent responsable, le suivi administratif de la procédure d’élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention) :
- mise en place des périmètres délimités des abords (PDA),
- mise en place des Sites Patrimoniaux Remarquables (SPR).
- gestion administrative des dossiers DETR via démarche simplifiée ;
- suivi des programmations financières (subventions abords)
- aider à la rédaction du rapport annuel d’activité, notamment la production des statistiques.