Secrétaire gestionnaire Etat civil H/F - MAIRIE DE ROUBAIX
Référence : O059260617001318
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Roubaix
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le.a secrétaire gestionnaire à l'Etat civil assure des missions de secrétariat (secrétariat pour la mise à jour des registres et la délivrance d'extraits ou copie conforme des actes, mise à jour des tableaux de bord ; gestion des stocks ; préparation des registres ; établissement des statistiques annuelles) et des missions d'officier d'état civil : Travail en guichet, apposition des mentions, participation aux cérémonies (mariages, parrainages) et auditions (mariages, reconnaissances).
Le.a secrétaire gestionnaire à l'Etat civil assure des missions de secrétariat (secrétariat pour la mise à jour des registres et la délivrance d'extraits ou copie conforme des actes, mise à jour des tableaux de bord ; gestion des stocks ; préparation des registres ; établissement des statistiques annuelles) et des missions d'officier d'état civil : Travail en guichet, apposition des mentions, participation aux cérémonies (mariages, parrainages) et auditions (mariages, reconnaissances).
Missions secrétaire gestionnaire (50%)
- Réponses aux demandes d'actes des usagers par courrier et internet
- Suivi des stocks enveloppes et papiers
- Envoi des SMS aux mariés
- Suivi du courrier et classement des avis de mention dans les bannettes
- Mise à jour des tableaux de bord
- Accueil téléphonique des usagers
- Préparation des registres pour l'année n+1
- Préparation des registres n-1 pour la reliure et envoi au parquet de Lille
- Etablissement des statistiques annuelles
Missions officier Etat Civil (50%)
- Accueil physique des usagers (guichet mairie centrale, maternité, cimetière)
- Rédaction des actes d'état Civil (naissance, décès, mariage, reconnaissance, changement de nom, changement de prénom...)
- Instruction des dossiers de mariage
- Instruction des dossiers de PACS
- Envoi et réception des avis de mention pour mise à jour des actes d'état civil
- Délivrance des différentes autorisations après décès (inhumation, crémation...)
- Rectifications administratives et judiciaires
- Établissement et gestion des livrets de familles (premières demandes et duplicata)
- Enregistrement des différents jugements (divorce, séparation de corps, changement de régime matrimonial etc...)
- Délivrance des copies et extraits d'actes d'état civil (dont COMmunication Electronique des Données de l'Etat Civil (« COMEDEC »)
- Cérémonies de mariage et de parrainage
- Apposition des mentions marginales (manuscrites et informatiques)
Profil recherché
* Sens du service public et discrétion
* Travail en équipe
* Expérience sur un poste similaire recherchée
* Élocution aisée
* Rigueur dans l'application de la réglementation
* Aptitude aux techniques modernes
* Gestion de dossiers administratifs
* Mobilité, Permis B souhaité
Condition d'exercice : 38h / semaine sur 4 jours ½
Ouverture du service au public :
Au cimetière : du lundi au vendredi
En maternité : du lundi au vendredi
En mairie centrale : du mardi matin au samedi midi
Statut : Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C)
Rémunération : Statutaire + Régime indemnitaire de la Ville
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 16/08/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
