SECRETAIRE

Le titulaire du poste a pour principales activités de :

- Établir les demandes nécessaires au fonctionnement de l’unité (ex. ordre de mission, demande de véhicule - SILLAGE).
- Saisir les permissions et congés de l'ensemble des personnels sur les logiciels référents (ex. E-Temptation).
- Coordonner l’exploitation, l’enregistrement, le suivi, la diffusion et l’acheminement du courrier de l’établissement ainsi que les opérations de numérisation.
- Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire au secrétariat (ex. fiches d’information des personnels, suivi médical).
- Rédiger des documents (courriers, notes) en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.
- Traiter et diffuser les comptes rendus de réunion, les notes de service et assister les manageurs lors de formations et réunions organisées.
- Améliorer et faciliter la circulation de l’information à l’intérieur de l’établissement en privilégiant autant que possible l’utilisation du numérique.

Il a également pour activités secondaires de :

- Suivre la position des personnels dans un logiciel dédié et effectuer les tâches élémentaires de gestion des personnels de l’unité d’active et de réserve.
- Collecter les besoins des unités, établir les commandes, réceptionner et stocker les fournitures de bureau.
- Effectuer le classement des documents (chrono, ordre de mission, messages).
- Informer les nouveaux arrivants des moyens mis à leur disposition.