Assistant du service des marchés (H/F)
Référence : 2026-2380772
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)
- Localisation : Bibliothèque François Mitterrand
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 26 773 et 42 588 € bruts/an € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires RIFSEEP 2
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1. Assurer le secrétariat du service des marchés
Assister la cheffe du service et les juristes dans leurs activités quotidiennes.
Organiser les réunions, rendez-vous et gérer les agendas.
Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
Gérer le temps de travail des agents du service via l'outil dédié et les accompagner dans son utilisation.
2. Assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics
Assurer le suivi administratif des procédures de passation, de l’attribution en commission des marchés jusqu'à la notification.
Rédiger les décisions d’attribution des marchés
Assurer le suivi des consultations publiées sur PLACE, la plateforme des achats de l'Etat, et apporter un premier niveau d'assistance aux entreprises candidates (modalités de dépôt des offres, renseignements administratifs, orientation des demandes).
Accueillir et renseigner les entreprises, à distance ou sur site, tout au long de la procédure.
Contrôler la complétude et la régularité des pièces administratives produites par les titulaires préalablement à la signature électronique des marchés.
Assurer le suivi du circuit de visa et de signature des marchés, notamment au moyen des outils de signature électronique (DocuSign ou outil équivalent), et veiller au respect des délégations de signature.
Procéder à la notification des marchés, avenants, actes spéciaux de sous-traitance et plus généralement de tous les actes liés à l'exécution des contrats.
Vérifier la bonne réception des notifications par les titulaires.
·Diffuser les pièces contractuelles aux services concernés.
Publier les avis d’attribution
Assurer la dématérialisation, le classement et l'archivage des dossiers de marchés dans les outils documentaires de l'établissement.
3. Assurer le secrétariat des commissions et comités
Organiser les réunions des commissions intervenant dans les procédures de passation des marchés (Commission des marchés, Comité de lancement des marchés).
Préparer les convocations ordres du jour
Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
Assurer le suivi administratif des décisions prises et la diffusion des documents nécessaires.
4. Assurer le suivi des outils et de l'activité du service
Assurer le lien entre les plateformes de dématérialisation (PLACE notamment) et les outils internes de gestion et d'archivage des marchés.
Assurer un rôle de référent administratif sur les outils métiers utilisés par le service et accompagner les utilisateurs dans leur mise en œuvre.
Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des procédures et de l'activité du service.
Assurer le suivi des indicateurs, des échéances et du reporting de l'activité du service.
Contribuer à la fiabilisation des données et à l'amélioration continue des procédures administratives.
Le poste contribue directement à la sécurité administrative et juridique des procédures de passation et d'exécution des marchés publics.
Profil recherché
Savoirs
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Connaissance de l'environnement de la commande publique et des principales règles applicables aux marchés publics.
Connaissance des règles de base des délégations de signature et des procédures administratives.
·La connaissance des outils de dématérialisation et de signature électronique constitue un atout.
Expérience significative dans des fonctions d'assistanat administratif, idéalement au sein d'un établissement public.
Savoir-faire
Organiser et prioriser son activité dans un environnement exigeant.
Assurer un suivi administratif rigoureux de dossiers complexes.
Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers.
Rédiger des documents administratifs de qualité.
Travailler en équipe et assurer l'interface avec des interlocuteurs internes et externes.
Respecter les procédures et les délais réglementaires.
Savoir-être
Sens de l'organisation et rigueur.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Sens du service et qualités relationnelles.
Réactivité et capacité d'adaptation.
Autonomie et esprit d'initiative.
Fiabilité et capacité à gérer les priorités.
Le poste nécessite une grande rigueur, le respect des délais réglementaires ainsi qu'une parfaite fiabilité dans le traitement des dossiers.
Localisation
Qui sommes-nous ?
La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Ici, on conserve des livres bien sûr ! Mais les collections françaises, européennes et extra-européennes de la bibliothèque s’étendent des manuscrits jusqu’aux contenus audiovisuels en passant par les partitions de musique, les estampes, la photographie, les monnaies et les médailles, les cartes et les plans, les costumes de spectacles… et bien d’autres trésors encore. Elle gère le dépôt légal institué par François 1er en 1537, intégrant progressivement les nouveaux supports et médias, les objets numériques et le web.
Centre de recherche, d’étude et de culture connecté avec le monde, la BnF est l’héritière des collections royales constituées depuis le Moyen Âge, qui n’ont cessé de s’enrichir et de se diversifier à travers les siècles.
Elle développe des activités de recherche et de diffusion de la connaissance, grâce à l’organisation régulière d’expositions à destination du grand public et de nombreuses manifestations culturelles, conférences, colloques, concerts, sur ses sites et partout en France. Elle anime un réseau de coopération avec d’autres services documentaires en France et participe à différentes formes de coopération internationale.
La BnF accueille tous les publics et encourage chacun à faire le meilleur usage de ses collections, de ses espaces de travail, de lecture, de collaboration, de recherche et de culture. Elle met ses collections et ses solutions technologiques au service des chercheurs et des étudiants, mais aussi des passionnés, des simples curieux ou encore des jeunes publics et des familles.
La diversité des talents et des compétences qui animent au quotidien la Bnf est à l’image de la richesse de ses collections et de la multiplicité de ses ressources techniques et scientifiques.
Descriptif du service
Rattaché au service des marchés (SMA), l'assistant du service des marchés apporte un appui administratif à l'ensemble des juristes du service des marchés. Il assure également, en tant que de besoin, la continuité du secrétariat du département lors des absences de l'assistante du service juridique.
Interlocuteur privilégié des entreprises et des services internes, il participe au bon déroulement des procédures de passation des marchés publics et contribue à la sécurisation administrative des contrats.
Le département des affaires juridiques et de la commande public assure le conseil de l'établissement dans tous les domaines du droit à l'exception de ceux relatifs aux ressources humaines. Il comporte un service des marchés en charge de la commande publique et un service juridique en charge de tous les autres aspects du droit applicable à l'établissement. Son activité va du conseil à l'élaboration des textes, à l'élaboration des engagements contractuels de l'établissement, au suivi juridique de leur évolution et de leur exécution et, au précontentieux et contentieux qui impliquent l'établissement.
Liaisons hiérarchiques
La cheffe de service
Liaisons fonctionnelles .
Les juristes marchés publics, le chef de la mission achat, les autres agents du département, les entreprises soumissionnaires.
À propos de l'offre
-
L'activité est ponctuellement soumise à des pics de charge liés au calendrier des consultations, des commissions et des opérations de notification.
-
L332-1
-
Vacant à partir du 01/11/2026
-
Assistante / Assistant de direction