adjoint administratif chargé de l'état civil, des affaires sociales et scolaires - JAUX
Référence : O060260623001913
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Jaux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Adjoint administratif en charge de l'état civil, des affaires scolaires et sociales
1. Affaires scolaires et périscolaires :
- Gestion des dossiers d’inscriptions cantine, périscolaire, centre de loisirs
- Préparation des plannings de fréquentation, facturations et gestion des impayés
- Commande des repas auprès du fournisseur
- Traitement des demandes par mail
- Inscriptions scolaires
- Préparation de l’arbre de noël
- Attestation fiscale pour les parents (périscolaire et accueil de loisirs)
- Déclaration des présences auprès de la CAF
- Utilisation du logiciel PARASCOL, base d’élèves et du logiciel portail famille
- Régisseuse
2.Etat civil :
- attestation d’accueil
- Gestion des dossiers de mariage, décès, parrainage civil, noces d’or ou reconnaissances avant naissance, après naissance (logiciel horizon)
- Gestion des dossiers de demande de PACS, dissolutions et de modifications
- Changements de prénoms et noms
- Suivi mention mariage, décès, répertoire civil…
- Gestion du cimetière
- Demandes d’actes d’état civil
- Jugement de divorce
- Demande de rectification auprès du TGI
- Gestion des affaires militaires (recensement des jeunes et envoi par PECOTO de la liste au BSN de Creil)
- Suivi des attestations d’accueil
- Etablissement des demandes de livret de famille
- Cartes de félicitations et de condoléances
- Gestion des demandes sur HUBEE
3. Affaires sociales :
- Gestion des dossiers relevant des affaires sociales (COTOREP, demande d’aide alimentaire …)
- Gestion des dossiers de demande de logements en concertation avec l’adjointe chargée des affaires sociales
- Gestion de l’agenda de l’élu chargé des affaires sociales
- Traitement des décisions prises par le CCAS (information des administrés et des organismes)
4. Bulletins municipaux : envoi des bulletins municipaux aux personnes extérieures de la commune (élus)
5. Accueil et standard
6. Polyvalence sur les autres postes en cas d’absence des agents (Elections (présence possible au dépouillement), Urbanisme, Affaires commerciales, voirie, gestion de salles et associations, comptabilité …)
Profil recherché
Compétences professionnelles et techniques (savoir-faire) :
-Savoir planifier son travail et gérer les priorités
-Respecter les délais réglementaires
-Qualités rédactionnelles requises
-Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des NTIC
-Fonctionnement du standard téléphonique
-Technique d'accueil, de communication et de régulation
-Technique de médiation et de négociation
-Technique de secrétariat (prise de note…)
-Technique de recherche d’information
-Technique de gestion de planning
-Technique de classement
Savoirs être :
• Discrétion/ Secret professionnel
• Qualités relationnelles
• Goût du travail en équipe
• Sens de la communication et de l’organisation
• Méthode et rigueur
• Disponibilité, dynamisme et réactivité
• Autonomie
• Capacité d’adaptation, d’écoute et de compréhension
Formation
Bac +2
Parfaite maîtrise de l’outil informatique
Connaissances de l’environnement territorial
Connaissances en état civil
Connaissance du logiciel Parascol serait un plus
Modalités d’exercice :
Travail de bureau
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public
Pics d’activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivité
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, logiciels métier.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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La candidature doit être adressée par mail sur contact@mairie-jaux.fr accompagnée obligatoirement d'un CV et d'une lettre de motivation
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
