Agent d'accueil, de communication, d'appui administratif et logistique F/H
Référence : MENJ-31-2026-43921
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Martinique
- Localisation : GIP-FCIP - site de Desrochers 97200 Fort-de-France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité fonctionnelle du Directeur du GIP-FCIP, vous contribuez au bon fonctionnement de la structure en assurant des missions polyvalentes, d'accueil, de communication, d'appui administratif et logistique.
À ce titre, vous êtes chargé(e) de :
- assurer l'accueil physique et téléphonique des publics, partenaires, intervenants et prestataires
- actualiser la communication interne et externe du GIP-FCIP
- contribuer à l'organisation administrative et logistique des activités, réunions, instances, concours, formations et événements
- planifier l'occupation des salles, assurer la disponibilité des espaces, du matériel et faciliter les interventions des prestataires
- participer au bon fonctionnement des locaux et des équipements en lien avec les services compétents
Activités principales :
Accueil public et relations usagers
- Accueillir, renseigner et orienter les publics
- Gérer les appels, courriers et informations
- Garantir la qualité de l'accueil et la confidentialité des informations
Gestion des salles, réunions, concours et intervenants
- Assurer le suivi du planning des salles
- Préparer les salles, les convocations et les moyens matériels nécessaires
- Accueillir les intervenants, prestataires, membres de jury et candidats
Communication interne et externe
- Recueillir, organiser et diffuser les informations
- Participer à la création et à la mise à jour des supports de communication
- Contribuer à la valorisation des événements et actions du GIP-FCIP
Logistique, matériel et locaux
- Assurer le suivi des fournitures et équipements
- Réceptionner les livraisons et signaler les anomalies
- Veiller au bon état des locaux et suivre les demandes de maintenance
Appui administratif, achats et commandes
- Réaliser les prospections auprès des fournisseurs et collecter les devis
- Préparer les éléments nécessaires aux commandes
- Assurer le suivi des commandes, livraisons, stocks et tableaux de bord
Appui informatique de premier niveau
- Installer les équipements nécessaires aux réunions et événements
- Signaler les incidents techniques
- Mettre en forme les documents administratifs courants
Cette présentation des missions n'est pas exhaustive. La fiche de poste détaillée sera remise à la personne recrutée lors de sa prise de fonctions. Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités de service.
Profil recherché
Vous disposez d'un bon sens de l'accueil et du service, êtes organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e) et appréciez le travail en équipe. Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et savez gérer plusieurs activités simultanément dans le respect des procédures et de la confidentialité.
Connaissances souhaitées :
- Fonctionnement général d’un GIP et d’un environnement académique
- Règles d’accueil du public, de communication professionnelle et de confidentialité
- Notions relatives aux achats courants : devis, mise en concurrence, bon de commande, réception et service fait
- Règles de base en hygiène, sécurité, entretien des locaux et prévention des risques
- Utilisation des outils bureautiques courants : messagerie, traitement de texte, tableur, agenda partagé, outils de visioconférence
Compétences opérationnelles recherchées :
- Organiser son activité, prioriser les urgences et respecter les procédures internes
- Accueillir, renseigner, orienter et transmettre les informations de manière fiable
- Maîtriser les outils basiques de communication, de travail collaboratif et de bureautique
- Être capable de préparer et suivre des dossiers simples : devis, commandes, convocations, tableaux de suivi, plannings de salles
- Installer et vérifier le matériel nécessaire aux réunions, concours, formations et événements
Qualités requises :
- Sens du service public et qualité d’accueil
- Polyvalence, adaptabilité et esprit d’initiative dans le cadre fixé
- Rigueur, méthode et fiabilité dans le suivi administratif et logistique
- Bon relationnel, travail en équipe et communication claire
- Discrétion professionnelle, confidentialité et présentation soignée
- Réactivité, autonomie encadrée et capacité à alerter en cas de difficulté
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 1 Maîtrise des savoirs de base
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'académie de Martinique est une région académique monodépartementale depuis le 1er janvier 2016. Elle est rattachée au Ministère de l'Education Nationale, de la Jeunesse et du Sport.
Le poste est basé au GIP-FCIP https://www.linkedin.com/company/gip-fcip-972/posts/?feedView=all
À propos de l'offre
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Assistante / Assistant de direction
