Assistant administratif régie bâtiment (h/f) - Livry-Gargan

Située à 12 km au nord-est de Paris, Livry-Gargan jouit d’un patrimoine à la fois paysager, architectural et historique. Son label « 4 fleurs » récompense son patrimoine naturel et ses espaces verts qui font partie intégrante de son identité.

Avec son cadre de vie préservé, elle compte parmi son patrimoine l’Abbaye de Livry, le Château de la Forêt et le parc Lefèvre, le lac de Sévigné ou encore le cèdre du Liban âgé de près de 270 ans, autant de vestiges de son histoire.

Riche de près de 80 hectares d’espaces verts, Livry-Gargan offre à ses habitants le patrimoine naturel le plus important et le plus varié du département.

Livry-Gargan est membre de l’Établissement public territorial Grand Paris – Grand Est. 1100 agents municipaux travaillent au service de ses 45 908 habitants.

La ville de Livry-Gargan recrute un(e) assistant de la régie bâtiment (F/H)

Sous la responsabilité du responsable de la régie bâtiment, l'assistante administrative est en charge de :

Gestion administrative et secrétariat:

Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes internes (services, écoles, partenaires).
Gérer le courrier entrant et sortant (tri, diffusion, suivi).
Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs (notes, comptes rendus, courriers). - Assurer le classement et l'archivage des documents (papier et numérique).

Suivi des demandes d'interventions

Enregistrer, suivre et relancer les demandes d'interventions via les outils métiers (type ATAC).
Assurer le lien entre les demandeurs et les équipes techniques.
Mettre à jour les tableaux de suivi (état d'avancement, priorisation, délais).

Appui à la gestion des équipes de régie

Participer à l'organisation administrative des plannings (interventions, congés, absences). - Suivre les fiches d'intervention et assurer leur traçabilité.
Aider à la préparation des réunions de service (convocations, supports, comptes rendus).

Interface et coordination

Assurer un rôle d'interface entre la régie bâtiment, les autres services municipaux et les prestataires.
Garantir la bonne circulation de l'information au sein du service.

Contribuer à la qualité du service rendu aux usagers internes.

Suivi budgétaire de premier niveau : Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire (engagements, dépenses);Vérifier la conformité des pièces administratives (devis, factures); Alerter la hiérarchie en cas d'écart ou de difficulté.

Suivi logistique et gestion des commandes : Participer au suivi administratif des commandes de fournitures et matériels (saisie, transmission, relance); Assurer le lien avec le magasinier et les fournisseurs; Suivre les bons de commande, bons de livraison et factures en lien avec le service financier.