Assistant de gestion du courrier dématérialisé entrant et sortant
Référence : O058260612001751
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Nevers
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Grille indiciaire des adjoints administratifs territoriaux € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
En tant qu'assistant(e) de gestion du courrier entrant et sortant, votre mission principale consiste à faciliter pour l'ensemble des services internes à la collectivité départementale, la circulation, l'accès et le traitement du courrier entrant, ainsi que le classement et l'archivage des documents papiers.
A ce titre, vous prenez en charge les missions suivantes :
- Réception, tri, ventilation du courrier entrant pour tous les services de la collectivité
- Préparation des documents pour la phase de numérisation et mise en lots selon la procédure
- Numérisation des courriers entrants
- Contrôle de la qualité et conformité de la numérisation
- Saisie des données dans le logiciel dédié au traitement du courrier
- Classement et archivage des courriers papiers
- Affranchissement des courriers sortants
- Ventilation des courriers non numérisables (selon liste définie)
- Traitement des parapheurs
- Gestion des colis (réception et envoi) en lien avec la gestionnaire de l'activité logistique
Réception / numérisation du courrier entrant :
- Réception du courrier entrant acheminé par la Poste
- Ouverture des plis entrants
- Ventilation des plis entrants par directions/services
- Préparation des documents et mise en place des séparateurs en amont de la numérisation en masse
- Numérisation des courriers (simple ou par lots)
- Vérification de la qualité de la numérisation
- Enregistrement des données des courriers pour transmission aux destinataires via le logiciel dédié
- Ventilation numérique des courriers selon les workflows définis
- Archivage quotidien des courriers papiers numérisés selon procédure définie pour stockage dans l'espace fermé dédié.
- Vérification de l'aspect sécuritaire de l'espace dédié à l'archivage.
Traitement du courrier non numérisé :
- Dépôt des courriers non numérisables (selon liste établie) dans des bannettes dédiées aux services pour acheminement par l'équipe logistique.
- Alerte le chef de service, la gestionnaire de l'activité courrier de tout dysfonctionnement constaté dans le traitement des courriers.
- Suivi rigoureux de l'organigramme des services et de ses évolutions
- Participation obligatoire aux formations dispensées en lien avec l'activité courrier notamment sur l'utilisation du logiciel courrier.
Courrier sortant :
- Affranchissement du courrier sortant
- Suivi des comptes affranchissements
- Traitement des envois en nombre (lien avec la Poste)
- Vérifie / alerte sur le stocks de fournitures en lien avec la gestionnaire de l'activité courrier
- Capacité à conseiller les services sur les procédures d'envois des courriers et tarifs postaux
- Gestion de la réception et envois de colis en lien avec la gestionnaire de l'activité logistique
- Déplacements occasionnels pour acheminer le courrier à La Poste si nécessaire.
- Permanence téléphonique sur l'activité courrier (selon organisation du service)
Profil recherché
- Maitrise de l'outil informatique et aptitudes à l'utilisation d'un logiciel spécifique
- Connaissance du cadre institutionnel, de l'organigramme
- Connaissance des différentes modalités d'envoi du courrier
- Dynamisme
- Aptitude à travailler en équipe
- Rigueur
- Esprit d'analyse et de compréhension
- Discrétion, neutralité, confidentialité, respect du secret professionnel
- Sens de l'écoute et de la communication
- Capacité d'adaptation / réactivité
- Polyvalence
Qui sommes-nous ?
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).
Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 6 mois
Les candidatures sont à adresser à recrutements@nievre.fr (lettre de motivation + CV) -
Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
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Vacant à partir du 03/08/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
