Assistant services à la population (h/f) - MAIRIE DE GUESNAIN

Sous l’autorité de Madame le Maire et de la Directrice Générale des Services, l’agent assure des missions polyvalentes de secrétariat, d’accueil et de gestion administrative au sein de la mairie. Il/elle participe au bon fonctionnement des services administratifs, assure l’interface avec les administrés et contribue au suivi de dossiers spécifiques, notamment en matière de logement.
Le poste nécessite discrétion, rigueur, autonomie et sens du service public. L’agent travaille principalement en bureau et utilise quotidiennement les outils bureautiques et les moyens de communication de la collectivité.

• Effectuer l’enregistrement et la répartition du courrier ;
• Affranchir le courrier départ ;
• Assurer le suivi des courriels reçus par la mairie ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, notamment pour la prise de rendez-vous avec Madame le Maire ;
• Organiser et planifier les rendez-vous de Madame le Maire ;
• Gérer les demandes d’information et les réclamations ;
• Assurer le secrétariat des élus ;
• Assurer le suivi des dossiers de demande de logement transmis aux bailleurs ;
• Participer aux commissions d’attribution des logements ;
• Participer aux réunions relatives aux impayés de loyers.
Activités complémentaires
• Assister la Directrice Générale des Services dans la préparation des réunions, conseils municipaux et commissions (convocations, préparation et reproduction des dossiers destinés aux élus) ;
• Organiser les vins d’honneur lors de certaines manifestations communales ;
• Organiser les fêtes de fin d’année du personnel communal et des élus ;
• Participer à l’organisation des classes de neige et des élections.
Conditions d’exercice
• Travail de bureau ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Gestion des situations d’agressivité du public.
Moyens mis à disposition
• Fournitures de bureau ;
• Ordinateur, imprimante ;
• Téléphone ;
• Fax ;
• Photocopieur / scanner ;
• Machine à affranchir.