Assistant(e) / Secrétaire auprès du Maire et du Directeur Général des Services - Mairie de WIMILLE

Dans le cadre d’un départ en retraite anticipée, la commune recherche une assistante administrative polyvalente chargée d’assurer l’appui administratif, organisationnel et relationnel auprès du Maire et du Directeur Général des Services.
Le poste s’inscrit dans une dynamique de modernisation des pratiques administratives et de renforcement du fonctionnement transversal des services municipaux.
La collectivité recherche une personne disposant d’un bon sens de l’organisation, d’aptitudes relationnelles affirmées et d’une capacité à travailler de manière autonome tout en rendant compte régulièrement à la hiérarchie.

MISSIONS GENERALES
Assistance administrative du Maire et du DGS :
_ assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs institutionnels, administrés et partenaires ;
_ gérer les agendas, prises de rendez-vous et superviser l’organisation des réunions ;
_ préparer, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
_ organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
_ assurer le suivi administratif des demandes adressées à l’exécutif communal ;
_ participer à la circulation de l’information entre les élus, la direction générale et les services de la collectivité ;
Organisation et suivi des instances :
_ préparer les réunions, bureaux et conseils municipaux ;
_ participer à la constitution des dossiers de séance ;
_ assurer le suivi des délibérations, décisions, actes administratifs et registres communaux ;
_ veiller au respect des échéances et procédures.
Appui au fonctionnement de la collectivité :
_ assurer un rôle d’interface avec les services municipaux, partenaires institutionnels et administrés ;
_ assurer le suivi administratif des dossiers de demandes de subventions des associations et des écoles : réception des pièces, vérification de la complétude des dossiers, préparation des éléments de suivi et lien avec les services et élus référents ;
_ contribuer à la qualité du service public et à l’amélioration continue de l’organisation administrative ;
_ participer à la mise en œuvre et à l’évolution des outils bureautiques et numériques (dématérialisation des instances) ;
_ être force de proposition dans l’optimisation des méthodes de travail et du suivi administratif.

COMPETENCES TECHNIQUES
_ bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel, Outlook, logiciels métiers) ;
_ qualité rédactionnelle et maîtrise de l’expression écrite ;
_ connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives ;
_ capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités.