Assistant.e administratif.ve - AVON

Bordée par la Seine et le massif forestier de Fontainebleau, la ville d’Avon est une commune de 14.000 habitants, 2ème ville de l’agglomération du Pays de Fontainebleau, accessible facilement via la ligne R qui mène à la gare de Lyon. Voisine de l’impériale Fontainebleau, elle bénéficie d’un cadre agréable de vie autour du Manoir du Bel-Ebat et son parc, celui du Val du Moulin ou de ses rues fleuries reconnues par le Label National de Qualité de Vie « 3 Fleurs – Villes et Villages Fleuris ». Engagée dans la transition écologique, l’équipe municipale déploie son énergie pour développer un plan vert transversal à tous les services publics.
Impulsée par de de nombreux projets et une activité très riche de nos services, notre collectivité souhaite étoffer ses services supports et cherche un assistant de Mme Le Maire et du DGS, titulaire de catégorie B ou éventuellement contractuel.
Rattaché.e à un service pivot de la collectivité, collaborateur direct du Directeur Général des Services et du Maire, vous assurerez les missions principales administratives afférentes au secrétariat général ainsi qu’une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Pour mener à bien ces missions, vous pourrez vous appuyer sur 3 autres assistantes, sans oublier nos 250 collègues répartis dans les différents services sur lesquels vous pourrez compter pour vous accompagner et vous intégrer dans notre collectif au faible turnover.

Positionné(e) à l’Hôtel de Ville, , sur un cycle hebdomadaire de 37h30, incluant des plages horaires fixes 9h00-12h00 et 14h00-17h00 et des plages variables 8h00-9h00 et 17h00-18h30.

• Organisation de la vie professionnelle du Directeur Général des Services et de Mme Le Maire
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi du service budgétaire, des projets et activités signalés
• Rédaction de compte-rendu et réponse aux diverses sollicitations du DGS et du Maire
• Accueil physique et téléphonique des personnes reçues par Mme Le Maire et le DGS
• Organisation et planification des réunions de Mme Le Maire et du DGS
• Organisation d’événement récurrents
• Pilotage de manifestations officielles en lien avec le service évènementiel
• Mise à jour des fichiers de mailing
• Interlocuteur des élus de l’équipe municipale
• Activités en lien avec la direction générale : suivi des contrats d’assurance de la ville et déclarations de sinistres, enregistrement et suivi du courrier entrant et sortant, rédaction et mise en forme d’actes administratifs soumis au contrôle de légalité.