Assistante administrative - Commune de Baie-Mahault
Référence : O971260721002324
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Baie-Mahault
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions Principales
- Participer à l’organisation pratique de la Coordination Administrative
- Transmission et suivi des mails de la ville
- Suivre et gérer l’organisation des dossiers
- Secrétariat et assistance de la direction générale des services
Spécificités du Poste
• Travail en bureau, sur le terrain et aussi à distance
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations, de la demande de la DGS et de la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative
• Rythme de travail soutenu nécessitant une grande réactivité et disponibilité
• Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation
Principales
Attributions/Activités Spécifiques
Principales Attributions:
- Apporter une assistance à la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative du Pôle Stratégique dans ses missions
- Enregistrer le courrier arrivé
- Réceptionner, filtrer et diffuser les informations
- Réaliser la saisine de documents et contenus divers
- Mettre en forme tous types de courriers
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible
- Anticiper les commandes de fournitures
- Assurer la gestion du stock de fournitures et de matériel
- Traite les mails de la ville et en effectue le suivi
- Effectue des visites de terrain « sinistres, doléances, écoles» et rédige les compte rendus
- Rédige de manière autonome les e-mails et répond aux administrés
- Elabore des rapports à la demande de la Coordinatrice et de la directrice générale des services
- Participe à l’organisation de réunions, d’événements et de séminaires
- Effectue des missions ponctuelles d’assistance et de secrétariat à la Coordination Administrative
- Elabore et mets à jour des tableaux de bord et de suivi des doléances des administrés
- Renseigne les tableaux de suivi des activités de la Coordination Administrative
- Reçoit, filtre, transmets les messages téléphoniques et les courriers
- Assure la prise de note de rédaction des procès verbaux de réunion de direction ou de service
- Assure la gestion décentralisée des congés et des absences du Pôle Stratégique
- Assure le suivi des finances de la Direction Générale et du Pôle Stratégique
-
Activités spécifiques :
- Assure le suivi des doléances des administrés
- Gère le courrier de la Direction Générale
- Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions
- Missions définies, suivie et évaluées par la Coordinatrice Administrative et la DGS
Autonomie et responsabilité
- Autonomie dans l’exercice de ses missions de courriers (e-mail)
- Autonomie relative dans l’organisation de son travail d’assistante
- Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
- Relations fréquentes avec le public
Profil recherché
Compétences et qualités requises
Compétences techniques :
- Connaître l’environnement territorial
- Maîtriser l’outil informatique
- Maîtriser les outils d’organisation et de gestion du temps
- Maîtriser les techniques et recherche de documents
- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
- Capacités rédactionnelles
- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse
Devoir de réserve et de confidentialité
- Respect de la hiérarchie et application des consignes pour la réussite des missions confiées
- Capacité à travailler dans l’urgence
- Dynamisme
- Rédaction et organisation de tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
Compétences transversales
- Capacité relationnelle et bienveillance
- Forte capacité d’adaptation
- Discrétion professionnelle
- Etre disponible et dynamique
- S’organiser et être rigoureux
- Communiquer efficacement
- Planifier des activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas
- Rendre compte à sa hiérarchie.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
-
LM+CV
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
-
Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
-
Vacant à partir du 01/09/2026
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
