Assistant(e) de direction (H/F) - COMMUNE DE SAINT PAUL
Référence : O978260805000162
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Saint-Paul
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Directeur, l'assistant(e) de direction assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité et assure le suivi administratif de la direction avec une mission spécifique sur le contentieux pénal de l'urbanisme.
Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Activités principales:
*Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels: informer, orienter et renseigner les correspondants;
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning);
- Relever et transmettre les messages;
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services.
*Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ / arrivé: reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir, transmettre via l'outil CINDOC;
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion);
- Mettre à al signature;
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion;
- Classer, archiver les documents;
- Reprographier;
- Préparer, enregistrer des bons de commande;
- Enregistrer et ventiler des factures.
*Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques: vérifier la conformité et nombre de pièces;
- Suivre les enquêtes publiques sur le PLU, PPR;
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, PV de réunions...);
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord.
*Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les états de pointage des services de la direction;
- Transmettre après validation du directeur à la DRH.
Activités spécifiques:
*Suivre le contentieux pénal de l'urbanisme en lien avec le service ADS
- Gérer le tableau de bord des procédures contentiteuses;
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion);
- Suivi des recours gracieux et contentieux administratifs.
Profil recherché
Savoir:
- Connaissance dans le domaine de l'aménagement et de l'urbanisme et de ses différents métiers;
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives de la direction;
- Connaissance de la collectivité;
- Technique de secrétariat;
- Technique de prise de notes;
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft ou libre office, Internet, Intranet,...);
- Maîtrise des logiciels spécifiques (CINDOC,...).
Savoir faire:
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité;
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative;
- Être capable de construire et / ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques;
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
Savoir être:
- Capacité rédactionnelles;
- Rigueur;
- Sens de l'organisation;
- Sens de la communication relationnel;
- Faire preuve de diplomatie;
- Respecter la confidentialité;
- Réactivité;
- Sens de l'initiative;
- Polyvalent(e) ;
- Dynamisme;
- Motivation.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 07/09/2026. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Assistante / Assistant de direction
