Assistant(e) de direction
Référence : 2026-2383916
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
EPSM de La Guadeloupe
EPSM DE LA GUADELOUPE - Localisation : Pointe-à-Pitre
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission (s) principale(s) :
Organiser pour la directrice de l’établissement et les directeurs adjoints des finances et de la qualité, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques ;
Assurer le secrétariat et l’accueil pour la directrice de l’établissement et les directeurs adjoints des finances et de la qualité
Mission (s) et Activités spécifique(s) :
1. Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et orienter le public
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
-Identifier, rechercher, transmettre la demande au service compétent
-Connaître et renseigner sur les dispositifs et les procédures
-Renseigner sur le fonctionnement et l’organisation du service
2. Assurer le secrétariat du service
-Assurer le suivi de l’agenda de rendez-vous et des réunions de travail pour la directrice de l’établissement et les directeurs adjoints DAFSI et DUQPR&RSE
-Traiter au quotidien le courrier postal, électronique et fax arrivée/départ (enregistrement, diffusion, suivi…)
-Réaliser des travaux de bureautique (frappe de courrier, notes de services et d’informations etc.)
-Photocopier, numériser et diffuser des documents
-Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion (réunion de service…)
-Assurer la logistique des réunions (convocations, préparation de la salle, préparation de document, prise de note…)
-Classer et ordonner les documents de façon accessible à tous
-Opérer un tri régulier parmi les documents et dossiers
-Gérer les stocks de fournitures administratives du service (commande)
-Assurer la gestion et le suivi des congés pour les cadres de la Direction des finances et de la Direction de la qualité
3. Assurer la circulation de l’information entre la directrice de l’établissement et les directeurs adjoints DAFSI et DUQPR&RSE :
-Rédiger des notes de services et d’informations internes à partir d’instructions orales ou écrites, les soumettre au contrôle et à la signature et les diffuser par voie électronique et sur le site intranet de l’établissement
Profil recherché
Bac Professionnel secrétariat (niveau IV)
Connaissance du milieu hospitalier apprécié
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Savoir :
- Bonne connaissance de l'organisation hospitalière et de l'administration
- Très bonne capacité de synthèse et de rédaction pour courriers, notes et rapports
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtriser des outils et techniques de communication
Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des publics
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau (répertoire partagé, cloud…)
- Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication
- Définir et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Savoir-être :
- Respecter les obligations de neutralité et de secret professionnel et avoir des principes de loyauté
- Savoir respecter les délais, être rigoureux, précis, organisé
- Savoir prendre des initiatives
- Aptitude à travailler au sein d'une équipe
- Avoir des aptitudes relationnelles
- Avoir des qualités d'écoute et de et de discernement
- Avoir des capacités d'appréciation des situations
- Savoir gérer les situations de stress
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L'Etablissement Public de Santé Mentale de la Guadeloupe (EPSMG) assure ses missions de soins psychiatriques et d'accompagnement de patients, traditionnellement sur le territoire de la région Guadeloupe, composé de 32 communes, dont la population s'établit autour de 380 000 habitants. Cela inclut les îles de Marie-Galante, Désirade, Les Saintes, Saint-Martin et Saint-Barthélemy où il dispose de deux centres, à vocation médicale de consultations, de soins et de suivi de santé mentale.
Il constitue, à ce jour, le seul établissement public de santé de la région à développer une offre de santé mentale. Il a construit, entretient et enrichit en permanence de très nombreux réseaux médicaux transverses, réseaux de ville, réseaux partenariaux, réseaux de soins et de recherche.
Descriptif du service
Direction Générale
Direction des Affaires financières et des systèmes d'information
Direction de la Qualité, Relations avec les usagers Gestion des risques et RSE
À propos de l'offre
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Votre candidature devra nous être adressée par mail (recrutement@epsm-guadeloupe.fr) et comporter impérativement les pièces suivantes :
- lettre de motivation
- CV
- copie de la pièce d'identité
- copie des diplômes et titres
- certificats de travail des précédents employeurs
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Etablissement multisites : déplacements à prévoir
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026
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Assistante / Assistant de direction
