Chargé(e) vie Culturelle et Vie Associative - SAINT SOUPPLETS

Sous l’autorité de la Direction Générale des Services, vous contribuez à la dynamique locale existante impliquant ou mobilisant les associations locales.

Le/la chargé(e) de l’événementiel et de la gestion des associations a pour mission principale de développer et mettre en œuvre la politique événementielle de la collectivité.
Il/elle constitue également l’interlocuteur privilégié des associations dans le cadre de leurs activités, de leurs demandes de subventions et de l’utilisation des équipements communaux.

Missions / conditions d’exercice :

1 – Evénementiel et culture :
- Mise en œuvre opérationnelle de la programmation annuelle des événements de la collectivité (festivités, manifestations culturelles, forums, expositions...), définie par l'élue déléguée à la culture.
- Coordination logistique, administrative et budgétaire des événements (réservations, demandes d’autorisations, logistique technique, …).
- Suivi des prestataires, fournisseurs et partenaires associés à l’événementiel.
- Organiser, piloter, mettre en œuvre et participer aux évènements de la commune : concerts divers, pièces de théâtre, …
- Organiser, piloter et mettre en œuvre les expositions de la commune.
- Aider à la conception, la préparation et l’installation des évènements culturels et festifs.
- Assurer le suivi administratif de l’ensemble de la programmation culturelle : courriers, demandes de devis, bons de commande, contrats, collecte et centralisation des informations, conventions, billetterie, etc.
- Suivi budgétaire en lien avec l’élue déléguée à la culture.

2 – Gestion de la régie festivités :
- Assurer l'encaissement des recettes de la collectivité dans le respect des dispositions de l'acte constitutif de la régie.
- Réaliser les opérations d'encaissement, au guichet ou à distance, y compris la perception des droits de place conformément à la réglementation communale.
- Contrôler la concordance entre les encaissements effectués et les pièces justificatives.
- Tenir la comptabilité de la régie et assurer le suivi des opérations financières.
- Effectuer les versements auprès du comptable public dans le respect des délais réglementaires.

3 – Vie associative :
- Assurer le lien avec les associations : gestion des demandes diverses, suivi du planning des utilisation des salles communales et des manifestations en lien avec le service Logistique.
- Accueillir, accompagner et conseiller les associations dans leurs démarches administratives (créations, fonctionnement, demandes de subventions…).
- Suivi administratif des demandes associatives : subventions, conventions, passeports activités, mise à disposition de locaux ou de matériel.
- Organisation du Forum des associations.
- Vérification de la conformité des demandes de subventions.
- Mise à jour des bases de données et annuaires des associations.