Coordonnateur courrier – Gestion de la relation usagers (F/H) - VILLE DE VANNES
Référence : O056260827000307
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Vannes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Ville de Vannes recrute un Coordonnateur courrier GRU – Administrateur fonctionnel (F/H)
Au cœur de la Direction Vie Citoyenne, vous jouerez un rôle essentiel dans la modernisation de la gestion des courriers et de la relation avec les usagers.
Si vous souhaitez mettre vos compétences organisationnelles, numériques et relationnelles au service d’une collectivité engagée dans la modernisation de ses services, rejoignez la Ville de Vannes et contribuez à construire une relation usager toujours plus simple, fluide et efficace.
Votre mission ? Faire le lien entre les outils numériques, les services et les besoins des citoyens, en contribuant activement au déploiement et à l’évolution des outils de Gestion du courrier et de Gestion de la Relation Usager (GRU).
Votre rôle
En tant qu’administrateur fonctionnel, vous serez le référent de la collectivité pour l’outil de gestion du courrier et le futur outil GRU.
Vous serez au centre des projets de dématérialisation, de l’accompagnement des équipes et de l’amélioration continue des pratiques.
Vous pilotez et faites évoluer les outils
• Paramétrer l’application et veiller à la cohérence des fonctionnalités avec les besoins des services.
• Coordonner le déploiement de l’outil avec le prestataire et suivre les différentes étapes du projet.
• Participer à la structuration et à l’optimisation des circuits de traitement du courrier.
• Identifier les difficultés, suivre les incidents et contribuer à leur résolution.
• Accompagner les évolutions de l’outil et des pratiques.
• Participer aux réflexions autour de l’utilisation de l’IA et de la DATA dans le cadre des projets de la collectivité.
Vous accompagnez les équipes dans le changement
Parce qu’un nouvel outil n’est efficace que s’il est bien compris et bien utilisé, vous serez un véritable facilitateur auprès des agents :
• Organiser et animer des ateliers et formations.
• Accompagner les utilisateurs dans leur appropriation des outils.
• Communiquer sur les évolutions et les bonnes pratiques.
• Animer le réseau des référents courrier.
• Concevoir et actualiser les notices, procédures et supports utilisateurs.
Vous coordonnez l’activité courrier dans sa globalité
Vous assurez également le suivi opérationnel de l’activité courrier de la Ville et du CCAS :
• Réception, tri, enregistrement, distribution et archivage des courriers.
• Suivi des courriers recommandés et des colis sortants.
• Gestion de la boîte mail « contact mairie ».
• Mise en place et suivi d’indicateurs et de tableaux de bord.
• Production de reportings à destination des directions et de la Direction générale.
• Relations avec les prestataires de l’activité courrier, notamment La Poste.
Profil recherché
Le profil que nous recherchons
Vous aimez comprendre les besoins, trouver des solutions et accompagner les équipes ?
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et à l’aise avec des interlocuteurs variés ?
Vous disposez idéalement d’une expérience dans l’administration fonctionnelle d’un outil métier, l’accompagnement des utilisateurs ou la conduite de projets.
Vous maîtrisez ou souhaitez développer vos compétences dans :
• les outils de gestion de courrier et les logiciels métiers ;
• l’analyse des besoins et la modélisation des processus ;
• l’accompagnement et la formation des utilisateurs ;
• la rédaction de procédures et de supports ;
• le suivi des incidents applicatifs ;
• les outils bureautiques et l’environnement des systèmes d’information.
Une expérience en animation et en mode projet est appréciée.
Au-delà des compétences techniques, nous recherchons une personne faisant preuve de pédagogie, d’écoute, de capacités d’analyse et de synthèse, avec un véritable sens du collectif et du service public.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Politique active de formation des agents
Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
Temps de travail : 35h/semaine
Attribution du forfait mobilité durable sous conditions -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 04/01/2027
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Chargée / Chargé de mission numérique
