responsable administration générale - MAIRIE DE HALLUIN

Responsable de l'Administration Générale

MISSIONS :
- Piloter, encadrer et coordonner l’ensemble des activités de :
o L’accueil,
o L’administration Générale,
o L’Etat-Civil

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Administratif
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de l‘ordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d’actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Rédaction des arrêtés de délégation des élus et des personnels ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;

- Accueil (en appui)
o Accueillir les administrés, recueillir leurs attentes, leurs demandes et les orienter ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services ;
o Remise de documents, explication de ceux-ci ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;



- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d’actes ;
o Légalisation de signature ;
o Formulaire E401 ;
o Gestion du Cimetière ;
o Organisation des élections ;

- Management
o Organisation et suivi de l’activité d’accueil ;
o Gestion des plannings, absences, congés ;
o Suivi et assistance de l’activité de l’accueil et de l’Etat-Civil ;
o Réorganisation des services en tenant compte des attentes de l’autorité territoriale et des obligations du Service Public ;
o Mise en place de la gestion intégrée ;