Secrétaire - Conseil Départemental de la Haute-Saône
Référence : O070260728000508
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Luxeuil-les-Bains
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le/la secrétaire assure l'accueil physique et téléphonique des usagers du service social, des assistants familiaux, des professionnels d'autres directions du Département et des partenaires.
Il/elle assure à l'assistance administrative : instruction et gestion des procédures spécifiques, mise en oeuvre des orientations de la collectivité.
ACTIVITES PRINCIPALES :
MISSION D'ACCUEIL
* Recevoir les personnes (accueil physique ou téléphonique) ;
* Recueil et analyse des demandes formulées par les usagers ;
* Informer et renseigner en fournissant des indications orales ou des recommandations (utilisation de supports écrits tenus à jour pour la constitution de dossiers) ;
* Etablir un pré-diagnostic (valide la cohérence entre la demande posée et la possibilité d'apporter une réponse par l'offre de service) ;
* Conseiller et orienter les usagers, programmer les rendez-vous, orienter directement vers un travailleur social ou un service.
INSTRUCTION ET GESTION DES PROCEDURES SPECIFIQUES
* Saisie de données sur les logiciels métiers (Iodas et Excel) ;
* Vérification des critères d'accès et de la complétude des dossiers ;
* Suivi du circuit de traitement ;
* Tenue à jour des fichiers ;
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
* Gestion du courrier
* Remise des chèques services à l'accueil aux usagers
ACTIVITES SECONDAIRES :
* Participer aux réunions de service ;
* Archivage et classement des dossiers ;
* Réceptionner, distribuer les chèques déjeuners et tenir la régie correspondante ;
* Gérer les plannings (astreintes, réservation des bureaux), l'affichage (salles d'attente), les véhicules, les fournitures et les petits travaux.
CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICE :
* Moyens mis à disposition : bureau de travail, matériel informatique, bureautique et téléphonique (casque), véhicule de service ;
* Accès à la formation professionnelle ;
* Respect du secret professionnel.
* Prestations sociales:
- Participation à la prévoyance et à la mutuelle santé (contrat labellisé) ;
- Adhésion au CNAS ;
- Titre restaurant avec participation employeur.
* RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés ».
Profil recherché
COMPETENCES RELATIONNELLES
* Sens de l'accueil, de l'écoute, notamment auprès des personnes en souffrance ;
* Compréhension générale, évaluation rapide des situations et gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes ;
* Repérage des comportements à risque, mise en oeuvre de mesures appropriées en situation d'urgence ;
* Esprit d'équipe et travail en équipe ;
* Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers ;
* Adaptation de son mode de communication au public concerné.
COMPETENCES ADMINISTRATIVES
* Maitrise de l'outil informatique (Pack office) afin d'actualiser les données et leur suivi ;
* Traiter le courrier et les messages papiers et électroniques ;
* Gérer le flux, la diffusion, la mise à jour des informations et des documents ou déclarations imposés par les dispositions légales ou réglementaires.
* Connaissance des règles d'accès aux documents administratifs et des règles relatives à la loi informatique et liberté (RGPD) ;
* Connaissance des procédures relatives aux dispositifs suivis ;
* Discrétion, respect du secret professionnel ;
* Rigueur et sens de l'organisation ;
* Réactualiser ses connaissances et compétences par des actions de formation.
Qui sommes-nous ?
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).
Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
À propos de l'offre
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Via Job Affinity ou par courrier :
Hôtel du département,
Pôle Recrutement,
23 Rue de la Préfecture
70000 VESOUL
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
