Secrétaire de départements (GP, options transversales, pôles SHS et PEIP)

Activités : 

Secrétariat des départements : 
-           Accueillir et informer les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs
-           Informer l’équipe pédagogique des dates de réunions et réserver les salles
-           Rédiger les comptes-rendus de réunions
-           Mettre en forme les courriers 
-           Appui à la préparation des examens (listes d’émargement, PV,…)
-           Collecter et saisir les notes
-           Assurer la préparation administrative des commandes de matériels, relations fournisseurs
-           Suivre les dépenses et le budget du département et pôles
-           Assurer l’organisation logistique des déplacements pédagogiques, des soutenances, des remises de prix et parrainages
-           Préparation de l’évaluation des enseignements GP et traiter les réponses
-           Classer et archiver les documents
-           Assurer l’intérim des autres secrétaires de département lors de leurs absences
-           Réceptionner les colis lors de la fermeture de l’accueil
 
Gestion administrative des dossiers intervenants extérieurs : 
-          Aider à la constitution des dossiers Recrut, relancer, valider les pièces
-          Faire le lien avec les intervenants extérieurs pour les enseignants (fournitures, renseignements, ordres de mission)
-          Saisir les heures dans Geisha et mettre à jour les charges d’enseignement
 
Communication :
-          Appui du chargé de communication de l’Ecole, photos, propositions de textes pour le site internet (exemple : les journées portes ouvertes, la cérémonie de remise des diplômes, journée « Fête de la science » ...)
-          Création d’affiches pour les forums, de supports de communication (Université d’été, carnets de voyage, etc…]
 
Les missions du poste sont susceptibles d’évolution en cas de réorganisation du service