Secrétaire et Chargé(e) d'accueil (h/f) - COMMUNE DE LE PORT
Référence : O974260615000800
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Le Port
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'agent a pour missions : de saisir et mettre en page des documents administratifs, de traiter les courriers
entrants et sortants, de rédiger les courriers en direction des usagers (lettre de rappel.), de suivre et transmettre à la DRH les absences (congés, formations, maladies...), de suivre et transmettre à la DRH les conventions de stage, de gérer
les fournitures administratives, les consommables d'équipement de documents et les fournitures d'entretien, de classer et archiver les documents (papier et numérique).
- Saisir et mettre en page des documents administratifs;
- Traiter les courriers entrants et sortants;
- Rédiger les courriers en direction des usagers (lettre de rappel...);
- Suivre et transmettre à la DRH les absences (congés, formations, maladies...);
- Suivre et transmettre à la DRH les conventions de stage;
- Gérer les fournitures administratives, les consommables d'équipement de documents et les fournitures
d'entretien;
- Classer et archiver les documents (papier et numérique);
- Gérer les commandes de chèques déjeuner;
- Mettre à jour les outils de suivi RH (Campix);
- Participer à la gestion du planning quotidien via le logiciel dédié;
- Effectuer les demandes d'intervention auprès du CTM;
- Effectuer les demandes de bon de commande;
- Contrôler les facture avant validation;
- Suivre les bons de commande;
- Suivre les budget en lien avec le responsable du RPL;
- Être forve de proposition pour l'amélioration continue du fonctionnement global;
- Participer aux groupes de travail transversaux;
- Participer aux opérations de désherbage des documents;
- Participer aux actions de promotion de la médiathèque;
- Contribuer à la continuité du service public en l'absence ou en renfort de collègues;
- Mandataires de la régie recette en l'absence des autres mandataires;
- Agent référent pour les nouveaux mandataires (formation à la tenue de la régie de la médiathèque
Benoîte Boulard).
Profil recherché
Savoir / Savoir-faire :
- Connaissance des procédures administratives et comptables;
- Connaissance des logiciels de gestion informatisée des bibliothèque (SIGB);
- Connaissance du circuit du livre;
- Capacité d'utilisation des logiciels bureautiques;
- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication téléphonique;
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat et de gestion de planning;
- Avoir de bonnes pratiques des gestes et des postures;
- Savoir organiser son travail;
- Respecter les règles et consignes de sécurité du bâtiment et les faire respecter;
- Respecter le règlement intérieur et le faire respecter;
- Rendre compte de son activité;
- Travailler en équipe.
Savoir-être :
- Sens du service public;
- Esprit d'équipe;
- Autonomie, rigueur et discrétion;
- Capacité d'écoute et de dialogue;
- Capacité d'initiative;
- Dynamisme;
- Rigueur et polyvalence;
- Qualité relationnelle;
- Qualité rédactionnelle.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Merci d'adresser obligatoirement CV + lettre de motivation à l'attention de : Monsieur le Maire.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 13/08/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
