Un(e) assistante(e) du directeur des services techniques - Mairie de PERSAN

 Préparation de dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe, Recherche et ordonnancement des informations auprès des services, Transmission de documents, Intervenir en appui sur les dossiers ;
 Connaissance des compétences d'une collectivité et des institutions territoriales, et partenaires,
 Maitrise des outils informatiques et bureautiques en général
 Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Mairie ;
 Transmettre les documents dans les délais ;
 Intervenir si besoin en appui sur les dossiers ;
 Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails ;
 Traiter les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l’outil dédié. ;
 Recevoir et réorienter les courriers électroniques ;
 Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire ;
 Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels ;
 Assembler, trier, classer et archiver des documents ;
 Synthétiser et présenter des informations ;
 Identifier les sources de documentations ;
 Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Mairie ;
 Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).
 Accompagnement au changement ;
 Faculté d’anticipation et de reporting ;
 Gestion des processus, repérage de bonnes pratiques ;
 Sens de l'organisation, et de l'anticipation,
 Savoir analyser et saisir rapidement les enjeux principaux d’un dossier ou d’une situation – faire émerger les choix possibles en fonction du contexte de la collectivité ;
 Qualité rédactionnelle ;
 Esprit de synthèse ;
 Clarté de l’expression orale ;
 Gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances
 Gestion d’agenda, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
Qualités relationnelles,
 Autorité,
 Capacité d’écoute et d’adaptation
 Grande disponibilité,
 Discrétion (devoir de confidentialité),
 Capacité à planifier et piloter,
 Capacité en communication,
 Expérience éventuelle de 3 ans sur des fonctions similaires ;
 Cadre d’emplois Adjoint administratif ou Rédacteur territorial ;