Assistant administratif, d’accueil et de gestion de la vie de l’Ecole de Musique Municipale (h/f)
Référence : O059260803000047
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Halluin
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Définition : Assurer l’accueil des élèves, des parents, le suivi administratif courant de la vie de l’école, la circulation des informations entre les familles, les enseignants et la direction, ainsi que le maintien quotidien de la propreté et du bon fonctionnement des locaux.
Temps de travail : 15 heures hebdomadaires annualisées.
Organisation du temps de travail :
Le poste est exercé à temps partiel selon une durée moyenne de 15 heures hebdomadaires, possiblement organisée dans le cadre d’une annualisation du temps de travail afin de tenir compte du rythme d’activité de l’école.
La durée annuelle de travail est fixée à 780 heures, correspondant à un contrat de 15h hebdomadaires.
Les horaires de travail sont établis par la direction de l’école, en fonction des nécessités de fonctionnement de l’école et des heures d’ouverture au public.
Positionnement : Sous l’autorité de la direction de l’école et de la direction de l’action culturelle de la ville.
Cadre statutaire :
Cadre d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)
Contraintes ou spécificités liées aux conditions d’exercice des fonctions :
Spécificité des horaires : horaires variables, possibilité de travail le soir et certains weekends
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relative autonomie dans l’organisation du travail
Champ des relations internes et externes (liaisons hiérarchiques et fonctionnelles internes + partenaires extérieurs) :
Contacts directs et échanges permanents avec la direction, la coordination pédagogique, les élèves et les élus
Relations quotidiennes avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations avec la population
Connaitre et respecter le cadre légal
Moyens mis à disposition :
Nouvelles technologies de l’information et de la communication
Moyens bureautiques : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc….
Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o059260803000047-assistant-administratif-accueil-gestion-vie-ecole-musique-municipale?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".
Profil recherché
Compétences :
Savoirs:
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l’expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (prise de note etc…)
Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Principes rédactionnels du compte-rendu
Connaissance des compétences des communes, départementales, région, états
Savoir-faire:
Organisation du calendrier de l’école
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Réalisation et mise en forme de documents administratifs
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l’archivage des dossiers du poste concerné
Suivi des projets et activités de l’équipement
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction culturelle et la coordination pédagogique
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs généraux
Organisation des collectivités ou des établissements publics
Les « savoir-être »:
Ecoute du public
Ecoute de l’équipe pédagogique
Capacité à échanger avec les directions
Capacité à s’intégrer à l’équipe
Dynamisme, réactivité
Etablir une relation de confiance
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.
Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
À propos de l'offre
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Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire, à l'adresse suivante : rh@mairie-halluin.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/10/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
