Secrétaire administrative (h/f) - CCAS/EHPAD Résidence "Les Rocs"

Sous l’autorité de la Direction de l’EHPAD, l’agent administratif assure le secrétariat et la gestion administrative de l’établissement. Il/elle contribue au bon fonctionnement du service en assurant l’accueil des usagers, le suivi des dossiers administratifs, la gestion documentaire et l’appui administratif aux différents services.

L’agent est un interlocuteur privilégié des résidents, des familles, des agents, des partenaires et des organismes extérieurs. Il/elle participe à la qualité de l’accueil et à la continuité du service public.


Profil recherché :

Formation administrative appréciée ;
Expérience dans un poste administratif souhaitée ;
Connaissance de l’environnement territorial et/ou médico-social appréciée ;
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie professionnelle) ;
Qualités rédactionnelles et organisationnelles.

Compétences et qualités attendues :

Sens de l’accueil et du service public ;
Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité ;
Capacité d’organisation et de priorisation ;
Aptitude au travail en équipe ;
Qualités relationnelles et capacité d’adaptation.

Conditions d’exercice

Travail au sein d’un établissement accueillant des personnes âgées dépendantes ;
Relations quotidiennes avec les résidents, familles et professionnels de l’établissement ;
Respect des obligations liées au statut de la fonction publique territoriale et du secret professionnel.

Missions principales :

- Accueil et relation avec les usagers

Assurer l’accueil physique et téléphonique des résidents, familles, agents et intervenants extérieurs ;
Informer et orienter les interlocuteurs ;
Répondre aux demandes administratives courantes dans le respect de la confidentialité.

- Gestion administrative de l’établissement

- Assurer le traitement, le suivi et le classement des dossiers administratifs ;
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes et documents administratifs ;
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ;
- Organiser et archiver les documents selon les procédures en vigueur.

- Suivi administratif des résidents

Participer à la gestion administrative des dossiers résidents ;
Assurer la mise à jour des informations administratives ;
Participer au suivi des dossiers d’admission et des échanges avec les familles ;
Assurer le lien administratif avec les différents interlocuteurs.

- Appui administratif à la direction et aux services

Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers ;
Préparer les réunions, convocations et comptes rendus ;
Mettre à jour les tableaux de suivi et outils administratifs ;
Participer à la circulation des informations au sein de l’établissement.